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「情報」を「行動」に役立てて、「知識」へと昇華させる秘訣とは?(BCP実装編)

2011年3月11日に発生した未曾有の災害(東日本大震災)がもたらす被害と影響は甚大なものとなりました。

今日は今後も発生するであろう災害がもたらすビジネス活動への影響対策として「事業継続計画(BCP)」と「情報マネジメント」の視点から考察してみたいと思います。

まず最初に、事業継続計画(BCP)とは、

企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画である

と定義されています。

具体的には、経済産業省から公開されている「事業系計画策定ガイドライン」に基づき、個々の企業が準備・対策を行わなければなりません。

ここで、問題となるのはこういったガイドラインやBCP策定を支援する機関によって提供された膨大な情報をどのように正しく理解し、すばやく計画に落とし込み、イザという時の具体的な行動に生かせるかといった点です。

私たちのビジネス環境および社会環境は今や膨大な情報空間の中に存在しており、夥しいほどの情報が氾濫し、言わば情報洪水と化しています。

私たちは、常にこの膨大な情報の中から自身にとって役立つ情報を探し出し、正しく理解して、自らの行動へと生かさなければなりません。

本来、情報の目的は、情報の受け手に対して正しい理解と行動を促すことです。

しかし、多くの場合、情報はその発信者の立場と視点で編集されている場合が多く、必ずしも情報の受け手にとってわかりやすい形式で提供されているとは言い難い状況を生み出しています。

たとえ、ガイドラインをもとに自社にとって必要不可欠なマニュアル体系を構築し、すべて文書化したとしても平常時の教育、訓練やイザと言う時にすばやく役立て行動に生かすことができなければ意味がありません。ここで大切なことは、情報は行動に生かされてはじめて役立ち、知識に昇華されるという点です。

それでは、散乱する情報をいかに行動へと役立て知識へと昇華させたらよいのでしょうか?

その秘訣は、情報の受け手が自分にとって必要な情報を適切なカタチに整理できる便利な道具と編集可能な地図(マップ)を持つことです。

ここでは、その代表的な道具であるMindManagerを使って事業継続計画(BCP)を効果的に策定・運用する上でどのように役立てることができるかを簡単にご紹介したいと思います。

まず最初にご紹介したいのは、事業継続計画(BCP)を策定、導入・運営、実施といったPDCAサイクルを1枚に統合したプロセスマップです。

4つのメイントピックには、例としてBCPをマネジメントする上でのPDCAサイクルの主要な要素を割当てています。

各プロセスに対しては、それぞれの主要な活動を割当てることで常にBCPの策定・運用に関わるマネジメントサイクル全体を俯瞰することができます。

情報を階層的に整理・構造化することで、必要に応じて概略情報から詳細情報へといつでもすばやくアクセスできるようになります。

  • Plan:BCP 構築サイクル

     自社の事業を理解し、準備、事前対策を検討しながら、事業継続計画(BCP)を具体化します。

  • Do:BCP 実施体制

     BCPを実施する際の体制を構築し、役割を明確に定義しておきます。

  • Check:BCP 導入・運営

     BCPの文化を定着させ、テスト、維持・更新します。

  • Action:BCP 実施フェーズ

     BCPを発動させ、業務の再開、一部復旧、全面復旧を行います。

次に、BCPの実施体制の主役となる対策本部(上図の赤丸)の役割に焦点をあててみることにしましょう。

MindManagerでは、対策本部の詳細項目にアクセスしたい場合は、該当のトピックを選択した後で、F4キーを押下することで選択された分岐のみをすばやく表示することができます。つまり、対象とするトピック領域のみにすばやくフォーカスすることができるため、思考の集中力とリズムのバランスを高めることができます。

こういった情報アクセスは、利用者にとっては理想とするところですが、構造化されていない文書型のアクセス方式では非常に困難となります。

ここでは、対策本部がそれぞれのフェーズにおいてどのような役割を果たさなければならないのかを俯瞰することができるため、必要に応じて新たな役割を追加したり、見直したりする際に変更が容易であり、大変便利です。

従来の組織図や体制図による表現では、どちらかというと組織に属する部門や人を中心として描かれる場合が多く、それぞれのチームの具体的な役割は別の箇所やページに記載されているため不明確であったり、理解しにくかったりします。

また、文書化されてしまった情報は、更新や変更といった変化をすばやく認識することが難しいため、時間とともに情報の品質や信頼性を維持しにくくなるという根本的な課題を常に抱えています。

MindManagerを利用すれば、こういった更新や変更の結果をすばやく理解し、必要に応じてアウトプットへ速やかに反映することができます。

最後に、BCP発動後の実施フェーズ(上図の青丸)に焦点をあてて具体的な活動計画として展開する例をご紹介しましょう。

MindManagerのトピック送信機能を使えば選択された任意のトピック(BCP実施フェーズ)以下をすばやく別のマップへ移動したり、複写することが簡単にできます。

この機能をうまく利用することで、各フェーズで定義された実施項目をすばやく別マップとして展開することができます。

さらに、各トピックに、開始日や期限、優先度といった仕事属性を付与することで具体的な計画をチームでダイナミックにすばやく策定することが可能になります。

この機能を効果的に利用することで、BCP発動前の教育、訓練時の実施シミュレーションとしても大いに役立てることができます。

通常、文書として情報化されてしまった実施項目は、具体的なアクションプランへと変換する際に多大なワークロードと時間を必要とします。

この問題は、事業継続計画のような非日常的な活動項目を計画する際には、特に影響や時間的なロスが大きいため注意が必要です。

以上解説したように、「情報」は「行動」に役立ててこそ意味がありますが、私たちの周辺にある情報はそのままでは行動に生かすことが常に難しい状況にあります。

結論として、「情報」を「行動」に役立てて、「知識」として昇華させるには、情報を地図(マップ)化し、継続的に編集し続けることなのです。

本投稿で紹介した事業継続計画(BCP)の実装サンプルについては、Mindful Programの一環としてマップコミュニティサイト(Maps for That!)でも閲覧可能です。

MindManagerを活用したBCPの策定・導入・実施を通したPDCAサイクルの革新方法に興味・関心のある方は、ぜひ一度ご覧ください。

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