MindManager im Einsatz: Tägliche Aufgaben der öffentlichen Hand

MindManager im Einsatz: Öffentliche Hand

Die täglichen Aufgaben und Projekte – schaffen Sie sich einen Überblick

Wenn die Hürden des Alltags die Sicht auf das Wesentliche versperren…
…wird es Zeit für einen Überblick

 

Schaffen Sie sich einen ÜberblickWelchen Begriff man auch wählen mag, jeder kennt sie – die großen und kleinen Aufgaben im Tagesgeschäft oder in der Projektarbeit, die dank ihrer Größe oder Komplexität stellenweise unlösbar und unüberwindbar erscheinen.
Projektplanungen, Veranstaltungsorganisationen (wie Parteitage, Mitgliederversammlungen, Vorstands- und Präsidiumssitzungen…), Urlaubsübergaben, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Termine, Anfragen, Abstimmungen, Kostenüberwachung, Dokumentation wichtiger Prozesse… die Liste kann beliebig fortgesetzt werden. Dabei ist die Organisation der Aufgaben und Abläufe häufig sehr ähnlich, egal ob es sich um Tagesgeschäft oder Projektarbeit handelt. Manchmal entwickeln sich auch anfänglich überschaubare Aufgaben über die Zeit zu komplexen Projekten und erfordern einen flexiblen Bearbeitungsansatz.

 

Begegnen Sie der Dynamik der täglichen Aufgaben mit Leichtigkeit, Überblick und mit MindManager, denn mit nur EINEM Werkzeug können zahlreiche typische Aufgaben und Projekte strukturiert und flexibel bearbeitet werden. Dabei behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben und möglichen Hürden. Wir stellen die Visualisierungs-Software MindManager für typische Aufgaben in drei Einsatzgebieten für die öffentliche Hand vor:

1. Überblick im Projekt-Dschungel behalten

 

Neben den alltäglichen Aufgaben sind viele Mitarbeiter in einem oder gleich mehreren Projekten tätig. Wesentlicher Punkt ist dabei die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und die zeitliche Abhängigkeit voneinander. Die Tätigkeiten müssen regelmäßig verfolgt und der jeweils aktuelle Status erfasst werden.

Screenshot_Projekt-Dashboard_kl
Projektmanagement auf den Punkt gebracht. Die Transparenz über die Aufgaben nimmt dabei für alle Projektbeteiligten eine wichtige Rolle ein. Mit MindManager kann der Status aller Aufgaben direkt in der gemeinsamen Map aktualisiert und damit für alle transparent dargestellt werden. Auch Meetings, bei denen Agenda, Protokoll, Aufgabenverteilung und deren Nachverfolgung in einer einzigen Map visualisiert werden, sind gleich viel effizienter und effektiver, da allen der aktuelle Stand zugänglich ist. Zeitfresser werden eliminiert und der Fokus kann wieder auf die eigentlichen Aufgaben gerichtet werden.

2. Rekrutieren, Fördern, Motivieren – gut informierte Mitarbeiter sind glückliche Mitarbeiter

 

An aktuellen Themen, wie bspw. der Koordination der Flüchtlingsströme und entsprechenden Unterbringungen, wird es deutlich: Behörden und Organisationen sehen sich mit völlig neuen Aufgaben konfrontiert, in die sich Mitarbeiter erst mal einfinden müssen. Besonderes Augenmerk liegt auf den neuen Mitarbeitern. Hier ist eine schnelle Einarbeitung gefragt, um einen guten Einstieg in neue Aufgaben zu finden – ein Sprung ins kalte Wasser?

 

Screenshot_Einarbeitungsmap_kl
Einarbeitung durch visuelle Informationsmaps. In zeitkritischen Phasen müssen die Abläufe mehr denn je wie geplant funktionieren. Mit MindManager gelingt die Einarbeitung schneller und reibungsloser. Der gesamte Prozess inkl. aller Aufgaben, Zuständigkeiten, zeitlichen Vorgaben und weiterer Details wird in einer Map abgebildet. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Durch die Visualisierung von Informationen hat der neue Mitarbeiter alles Wichtige stets vor Augen und kann sich auf die eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Die zeitraubende Einarbeitung gehört der Vergangenheit an und dank der guten Dokumentation aller wichtigen Informationen kann der Einarbeitungsprozess bei Bedarf immer wieder abgerufen werden.

3. Die schwarze Null? Budgets, Kosten, Auswertungen, Ausschreibungen – Kontrolle und Überblick

 

In nahezu jedem Projekt und Tätigkeitsfeld nimmt die Einhaltung und Kontrolle von Budgets und Kosten eine wichtige Rolle ein, stets mit dem Ziel des ausgeglichenen Haushalts und Budgets. Auch hier ist Übersichtlichkeit und Transparenz gefragt, um Änderungen schnell und flexibel anpassen zu können, idealerweise ohne einen Wechsel zwischen unterschiedlichen Programmen.

 

Screenshot_Jahresbudgetplanung_kl
Budgetplanung einfach und ohne Medienbruch. Mit MindManager werden Kosten und Budgets direkt ab Projektbeginn in einer Map visualisiert und kalkuliert. Beginnend mit dem Projektstrukturplan können im Projektverlauf unterschiedliche Szenarien durchgespielt, Änderungen flexibel angepasst und strukturiert dargestellt werden und zwar alles in einem Programm und einem Dokument – der Map. So können Kennzahlen nicht nur im Überblick behalten, sondern auch unmittelbar in den Kontext der Aufgaben und Projekte gebracht werden. Konzentration liegt auf dem, was zählt.

Beispiele und Einsatzmöglichkeiten für MindManager:

  • Organisation von Veranstaltungen, z.B. Parteitagen, Vorstands- und Präsidiumssitzungen, Mitgliederversammlungen, Gremien
  • Meetingmanagement – von der Agenda bis zur Protokollierung mit EINEM Dokument arbeiten
  • Ausschreibungen und Lieferantenvergleiche
  • Wissensdokumentation und -weitergabe
  • Zentrale Ablage und leichtes Wiederfinden – jederzeit und überall
  • Nachvollziehbarkeit und Anwendbarkeit von Informationen und Wissen vereinfachen
  • Haushaltsplanung
  • Krankenhaus-Management
  • Vorbereitung und Durchführung von Wahlen
  • Organisation und strategische Planung in Flüchtlingsfragen
  • Polizei- und Katastrophenschutz: Einsatzplanung, visuelle Aufbereitung von Ermittlungsergebnissen
  • Dokumentation Arbeitsschutzmaßnahmen
  • Maßnahmen-Katalog
  • Ausschreibungsprozesse

“Wir erhalten durch MindManager jederzeit einen tagesaktuellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben und Informationen.”

Heinz Esser, Landesgruppen-Geschäftsführer: DVGW-Landesgruppe NRW, Bonn

Lernen Sie MindManager kennen.