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„Bei der Abstimmung von Projektteams ist MindManager unverzichtbar“, findet John Rogers

Von Julie Harrison

Hiermit wollen wir Ihnen die Anwendungsvielfalt präsentieren, die Kunden durch ihre tägliche Arbeit mit MindManager erleben.

In letzter Zeit haben wir mehrere Projektmanager zum Thema „Abstimmung“ befragt. Was bedeutet das für sie? Welche Rolle spielt das Thema „Abstimmung“ in ihren Projekten? Und bringt MindManager dabei einen positiven Effekt mit sich?

Wir freuen uns, Ihnen heute John Rogers, PMP, Senior Consultant und Business vorzustellen.

John Rogers ist seit über 45 Jahren in der IT-Branche und leitet seit 40 Jahren Projekte. Im Laufe der Jahre war Herr Rogers in der Entwicklung und Implementierung zahlreicher Design-, Liefer- und Umstrukturierungsmethoden aktiv. Seit 1988 ist er als Dozent im Projektmanagement für private Unternehmen, technische Institute und universitäre Weiterbildungsprogramme tätig. Durch seine umfangreiche Arbeit mit Teams hat er ein Arsenal an visuellen Werkzeugen aufgebaut, die die Planung, Zusammenarbeit und Entwicklung von Lösungen unterstützen, die von Teams geliefert werden. Er hat kürzlich den Map4Results-Blog  gestartet, um die visuellen Methoden und das Framework, das er entwickelt und getestet hat, mit Kunden zu teilen.

F: Was bedeutet Abstimmung für Sie im Hinblick auf Projekte und weshalb ist sie unerlässlich?

Rogers: Abstimmung ist ganz entscheidend dafür, bei allen Beteiligten Klarheit über das Projektziel zu schaffen. Ebenso wichtig ist es, im Abstimmungsprozess die Erwartungen an bestimmte Aufgaben zu formulieren und mit den Teammitgliedern ihre Rollen und Zuständigkeiten zu klären. Weshalb ist das so wichtig? Wenn das Projektteam gemeinsam die zentralen Punkte herausarbeitet, auf die es sich später konzentrieren will, gestaltet dies das konkrete Arbeiten und die Kommunikation effektiver. Außerdem behält das Team so stets die zu liefernden Projektleistungen im Auge.

Abstimmung ist also während des gesamten Projektlebenszyklus erforderlich. Es kommt vor, dass Teams im Laufe eines Projekts in eine Sackgasse geraten. Ein strukturiertes Vorgehen hilft dabei, nicht vom Weg abzukommen.

F: Nach aktuellen Untersuchungen von Corel scheitert rund die Hälfte aller fehlgeschlagenen Projekte an mangelhafter Abstimmung im Team. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?

Rogers: Wenn es um die Abstimmung im Team geht, denkt man meistens nur an das Kernteam eines Projekts. Tatsächlich müssen aber auch der Richtlinienausschuss und die Kundenorganisation einbezogen werden. Manchmal stehen strategische oder machtpolitische Erwägungen im Richtlinienausschuss und der Organisation einer erfolgreichen Projektumsetzung im Wege.

Wenn also diese Leitungsgruppen auch in die Abstimmung eingebunden werden, erkennen Führungskräfte weit eher den Nutzen, den sie und das Unternehmen aus dem Projekt ziehen können. Durch den Fokus auf die Vorteile steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Projekt unterstützen und es nicht während seiner Entwicklung und Umsetzung behindern.

F: Welche Probleme kann mangelhafte Abstimmung während der Umsetzungsphase eines Projekts verursachen?

Rogers: Zu Projektbeginn müssen in den Abstimmungsprozess auch der Projektmanager des Kunden-Manager sowie die Aufsichtsebene des Unternehmens einbezogen werden. Falls die Projektleitung sich dafür nicht die Zeit nimmt, können bei der Umsetzung größere Schwierigkeiten auftreten oder der Projektnutzen könnte verpuffen, weil direkte Vorgesetzte und Führungskräfte die neue Implementierung nicht unterstützen und möglicherweise einfach ihre alten Prozesse weiter nutzen.

F: Wie hilft Ihnen MindManager konkret dabei, in den Projekten, für die Sie verantwortlich sind, die Abstimmung im Team zu verbessern?

Rogers: MindManager hilft in mehrfacher Hinsicht:

MindManager eröffnet dem Team die Möglichkeit, über Prozessdefinitionen zu diskutieren, Varianten abzuwägen und einen Konsens zu erzielen. Außerdem kann das Team die Lösung in einer einzigen Map festhalten, die für alle Teammitglieder einfach und klar verständlich ist.

Während der Beratung mit Projektteams bildet MindManager für mich die Grundlage dafür, das Vorhaben mit einzelnen Teammitgliedern durchzusprechen. Ich kann so gleich zu Beginn Missverständnisse ausräumen und unter allen Beteiligten einen Konsens erreichen. Mit „durchsprechen“ meine ich eine offene Diskussion über Ansatz, Design und/oder Definitionen eines Projekts. Projektteams können nur erfolgreich sein, wenn man ihnen Prozesse nicht einfach vorsetzt. Sie müssen an ihrer Gestaltung beteiligt werden. Die Mindmap dient als Diskussionsrahmen und ist gleichzeitig der Ort, an dem wir unsere Problemlösungen Schritt für Schritt festhalten.

Zu guter Letzt unterstützt MindManager die Teammitglieder dabei, ihre eigenen Aufgaben im Gesamtkontext zu sehen sowie Workflows und Planungen zu visualisieren.

Steigt die Motivation von Teammitgliedern, wenn sie am Projektdesign beteiligt sind?

Rogers: Ja, nicht nur die Motivation, sondern auch das Engagement für das zu liefernde Endprodukt. Außerdem sehen die Teammitglieder auf diese Weise besser, welche Abhängigkeiten zwischen ihren Rollen und Verantwortlichkeiten bestehen. Es ist ziemlich schwer, diese Art von Informationen in einer 50-seitigen Projektbeschreibung visuell darzustellen – eine Map hingegen liefert ein vollständiges, aussagekräftiges Bild. Und einen weiteren Effekt hat diese prägnante Darstellung: Das Team begreift, dass es nicht um das Erzeugen möglichst voluminöser Berichte geht, sondern um Ergebnisse, die einen echten Mehrwert bieten.

F: Was würden Sie Projektmanagern raten, denen es schwerfällt, ihre Teams auf die Unterstützung eines Projekts auszurichten?

Rogers: Als Erstes sollten Sie eine offene Diskussion mit allen Mitgliedern des Projektteams anregen. Gesprächsmoderation gehört zu den Kernkompetenzen eines Projektmanagers. Dann könnten Sie mit einem Diagramm oder einer Map vermitteln, welche Ergebnisse das Unternehmen benötigt, und dass diese natürlich überhaupt der Grund für die Existenz des Projekts sind. Verbinden Sie dann die gewünschten Ergebnisse mit den Projektergebnissen und anschließend mit den Aktivitäten, die für die Produktion der Ergebnisse und der benötigten Inputs erforderlich sind. Mit anderen Worten: Man beginnt beim Resultat und arbeitet sich schrittweise an die Gegenwart heran, um sicherzustellen, dass alle Beziehungen vollständig verstanden werden. Auf diese Weise begreifen die Teammitglieder nicht nur das „Was“ eines Projekts, sondern auch das „Wie“ und – am wichtigsten – das „Warum“, also seinen Zweck.

F: Gibt es noch etwas, das wir über MindManager und die Abstimmung im Team wissen sollten?

Rogers: Ja. Der wahre Wert der Abstimmung im Team liegt im Dialog zwischen Teammitgliedern, Führungskräften und weiteren Akteuren, der während der Ideenfindung dem Brainstorming und der Designphase stattfindet. Alle Beteiligten finden eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Projektverständnis; sie bewegen sich auf eine gemeinsame Vision zu. MindManager ist genau das richtige Werkzeug, um dieses gemeinsame Verständnis zu erfassen, während es sich bildet.

MindManager ist auch eine hervorragende „Leinwand“, um die Konzepte des Teams festzuhalten, Aktivitäten zu planen, die Entwicklung zu beobachten und die Umsetzung zu verfolgen. Außerdem kann man in einer Map alle Inhalte erfassen, die für die verschiedenen Stakeholder erforderlich sind, um den Projektfortschritt klar strukturiert und präzise zu vermitteln. Und schließlich lassen sich mit MindManager Berichte erzeugen, darunter Exporte des Projektstatus in ein Word-Dokument für diejenigen Stakeholder, die eine visuell aufbereitete Zusammenfassungen nicht schätzen.

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Über den Autor: Julie Harrison ist im Juli letzten Jahres als Senior Manager zu Corel gekommen. In ihrer Position ist sie für den Content und Kampagnen weltweit verantwortlich, da MindManager derzeit von Millionen Menschen in tausenden von internationalen Unternehmen genutzt wird. Sie ist unter julie [dot] harrison [at] corel [dot] com erreichbar.