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Die Vorteile eines visuellen Ansatzes für die strategische Planung

Von: Chuck Frey (Gastblogger)

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie moderieren eine strategische Planungssitzung mit den intelligentesten Köpfen Ihres Unternehmens. Vorne in der linken Ecke des Zimmers steht ein riesiger Granitblock, der beinahe bis zur Zimmerdecke reicht. Ihr geniales Team aus strategischen Planern ruft Ihnen Ideen zu und Sie, mit einem Hammer in der einen und einem Meißel in der anderen Hand, hauen die Ideen in die Granitoberfläche.

Für Sie klingt das lächerlich? Das ist es auch!

Die Nachteile herkömmlicher (linearer) Instrumente für die strategische Planung

Wenn Sie einen Flipchart oder ein Whiteboard verwenden, um Ideen zu erfassen und einen strategischen Planungsprozess zu verwalten, dann ist das nicht viel effizienter als eine Steinplatte. Diese Medien, die sich seit Jahrzehnten nicht groß verändert haben, sind aus folgenden Gründen nicht sehr wirkungsvoll

Chuck Frey, Gastblogger

  • Sobald Sie eine Idee auf einem Whiteboard oder Flipchart festgehalten haben, ist diese „verankert“. Sie können sie nicht so einfach verschieben oder mit verwandten Ideen zu einer Gruppe zusammenfassen.
  • Auf diesen Medien werden die meisten Informationen in Form von Wörtern erfasst. Das zwingt die Gruppe zwangsweise zu einer linearen Denkweise, die dafür sorgt, dass sie nicht zu weit vom Status Quo abkommen.
  • Ihre „Arbeitsfläche“ ist ziemlich klein. Ist ein Flipchart-Bogen voll, müssen Sie diesen im Meetingraum an die Wand kleben oder heften. Ist ein Whiteboard voll, bleibt keine andere Möglichkeit, als das Geschriebene auszuwischen, nachdem jemand ein Foto davon gemacht hat, um die Gedanken der Gruppe festzuhalten. Beim Fortschreiten des Meetings verliert man diese Ideen aus den Augen und die Dynamik ist dahin.
  • Nach dem Treffen muss der Moderator die herumschwirrenden Ideen erfassen und in eine Form bringen, die mit den anderen Teammitgliedern geteilt werden kann. Alex Gooding – ein australischer Berater auf dem Gebiet der Unternehmensführung, der strategischen Planung und dem Organisationsmanagement – beschreibt diesen veralteten Prozess folgendermaßen: „Letzten Endes muss all dieses Material in einem zeitaufwendigen Prozess übertragen, abgeglichen und zusammengefasst werden. Die Resultate werden dann an die Teilnehmer des Workshops für Kommentare weitergeleitet. Bis dann werden sich viele nicht mehr an das Meeting erinnern oder, schlimmer noch, den Eindruck haben, dass die Aufzeichnungen deutlich von ihren Erinnerungen an das, was an der Planungssitzung gesagt wurde, abweichen. Das kann dazu führen, dass sie sich nicht mit den Resultaten identifizieren und sich für den daraus resultierenden strategischen Plan nicht verantwortlich fühlen.“

Die heutigen, komplexeren geschäftlichen Herausforderungen fordern eine alternative flexible und wirksame Methode, die die Teammitglieder motiviert. Sie muss dem Planungsteam zudem das Querdenken ermöglichen, damit neue Möglichkeiten und Chancen berücksichtigt und erörtert werden können. Das agile Geschäftsumfeld erfordert heutzutage eine wirklich effiziente Methode.

Die Lösung besteht in einem visuellen Ansatz für die strategische Planung.

So kann die strategische Planung mithilfe des Mindmappings verbessert werden

Ein Mindmapping Programm ist ein besonders leistungsfähiges visuelles Werkzeug, das diese Anforderungen erfüllt und Teams dazu inspirieren kann, auf einer höheren Ebene zu denken. Hier einige Beispiele, wie ein Mindmapping Programm  strategische Planungssitzungen verbessern kann:

Die Teammitglieder können alle ihre Ideen im Zusammenhang sehen.

Während die Teammitglieder ihre Ideen und Einsichten austauschen, können diese vom Moderator schnell in der Mindmap erfasst werden. Die Ideengeber sehen sofort, ob ihre Ideen korrekt erfasst wurden. Wichtiger noch: Sie sehen ihre Ideen im Zusammenhang mit anderen Ideen.

Wenn die Teammitglieder alle Ideen am Bildschirm sehen, dient das als Inspiration für weitere, darauf beruhenden Ideen: Es handelt sich dabei um eine leistungsstarke Brainstorming-Technik, namens „Plussing“. Sie kann Ideen mit relativ geringem Wert in bahnbrechende Lösungen verwandeln.

Geschwindigkeit: Der Moderator kann die kreative Dynamik aufrechterhalten, auch wenn der Ideenfluss sich erhöht, da er die Ideen mit dem Mindmapping Programm schnell erfassen und später ordnen kann. Viele Mindmapping Programme verfügen über einen Brainstorming-Modus, mit dem die Anwender nur unter Verwendung der Tastatur Ideen schnell festhalten können. Der Moderator muss außerdem den Ideenfluss nicht unterbrechen, um ein volles Whiteboard zu erfassen und abzuwischen oder einen vollen Flipchart-Bogen abzureißen und an die Wand zu hängen. Das ist ein großer Pluspunkt!

Diverse Möglichkeiten, verwandte Ideen visuell zu gruppieren.

Nach dem Brainstorming geht das strategische Planungsteam zu einer sinnvollen Umsetzung aller festgehaltenen Ideen über. Hierfür stellt ein Mindmapping  Programm umfassende Werkzeuge bereit, mit denen sich Ideen visuell gruppieren lassen. Die Ideen können beliebig in verschiedene Zweige der Map gezogen werden. Aber auch Symbole, verschiedene Zweigfarben und Zweigstile, Umrandungen und weitere Werkzeuge helfen dem Team, verwandte Ideen visuell zu gruppieren.

Es unterstützt eine Vielzahl visueller Denkübungen.

Ein Mindmapping Programm kann Teams dabei helfen, bedeutend wirksamer über etwas nachzudenken, als herkömmliche Methoden der Ideenerfassung – bspw. durch das Platzieren von Fragen und Aufforderungen in einer Mindmap – , um den Denkprozess der Teammitglieder anzuregen, bis zu visuellen Vorlagen, die verschiedene Analysen ermöglichen.

Es unterstützt sowohl divergentes als auch konvergentes Denken.

Wirksame Brainstorming-Sitzungen regen Teams dazu an, umfassend zu denken (divergentes Denken), anschließend den Wert der entwickelten Ideen zu beurteilen und die erfolgversprechendsten zu identifizieren (konvergentes Denken).

Es legt den Fokus auf die Umsetzung.

Wenn Sie Ihre Ideen ordnen, wählen Sie die vielversprechendsten aus und weisen diesen nächste Maßnahmen zu. Ihr Mindmapping Programm unterstützt Sie dabei bei jedem Schritt. Bei den meisten Programmen ist es mühelos möglich, Zweige in Aufgaben umzuwandeln und deren Metadaten – Start- und Enddaten, die erforderlichen Arbeitsstunden und Ressourcen (Arbeitskräfte), Meilensteine usw. – zu erfassen. Die Teammitglieder wissen bereits am Ende der Sitzung, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und bis wann diese erledigt werden müssen – und das alles mithilfe eines einzigen visuellen Diagramms!

Mit einigen Programmen können Sie die Aufgabendaten Ihres Plans sogar in ein GANTT-Diagramm umwandeln – einschließlich eines kritischen Pfades, Meilensteinen und eines Vergleichs zwischen Fortschritt und Zielen -. Das macht es nicht nur zu einem Brainstorming Tool, sondern auch zu einem kraftvollen Instrument für das Projektmanagement.

Es ist effizient.

Nach dem Brainstorming Meeting muss der Moderator nicht Stunden damit verbringen, Flipchart-Bögen und Whiteboard-Screenshots zu studieren, um die Informationen zu strukturieren. Er kann einfach die Mindmap mit den Aufgaben und weiteren Informationen mit den Teammitgliedern teilen. Wenn die Teammitglieder an ihren Aufgaben arbeiten, können sie jederzeit auf die Planungsmap Bezug nehmen, um ihre Aufgaben im Zusammenhang zu sehen. Außerdem ist der Gedankenweg sichtbar, der zur Aufgabe führte. Auf diese Weise sind die Teammitglieder besser gerüstet, ihre Aufgaben selbständig und wirkungsvoll zu erledigen.

Es ist flexibel.

Hochwertige Mindmapping Programme ermöglichen es, Projektpläne in zahlreichen Formaten zu teilen: als PDF, Microsoft Project-Dateien, Word-Dokumente, PowerPoint-Präsentationen usw. Die heutigen Mindmapping Programme können mit einem Schweizer Taschenmesser für die strategische Planung verglichen werden, denn sie üben während des Planungs- und Umsetzungsprozesses verschiedene Funktionen aus.

Möchten Sie mehr über die visuelle strategische Planung erfahren?

Sie haben Glück! Sehen Sie sich die englische Webinar-Aufzeichnung von Chuck Frey an. In diesem Webinar geht er näher auf die Besonderheiten der visuellen strategischen Planung ein und gibt praktische Tipps zu jeder Phase des strategischen Planungsprozesses:

  • Vorher: Tipps für die Vorbereitung, um den Erfolg sicherzustellen
  • Währenddessen: Strategische Modelle, Instrumente und Technologien, die ein großartiges Erlebnis garantieren
  • Danach: Lassen Sie jetzt nicht nach! So halten Sie den Schwung und die Energie aufrecht

Erfahren Sie in der Webinar-Aufzeichnung, wie Sie effiziente Strategiesitzungen durchführen – egal, ob es sich dabei um Ihre erste oder einundvierzigste Sitzung handelt!

Zum Autor:

Chuck Frey ist Gründer und Autor des Mindmapping Software Blogs, einer führenden Website rund um die Instrumente, Strategien und besten Verfahren für das Mindmapping, die Diagrammerstellung und alle Formen visuellen Denkens. Er hat umfassende Erfahrung in den Bereichen Online-Marketing, Content-Strategie und –Marketing, Unternehmensstrategie sowie in kreativen Problemlösungstechniken.