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Dynamische Projektmanagement-Visualisierung mit MindManager

Die meisten Projektleiter würden zustimmen, dass die Bewältigung großer Informationsmengen eine der größten Herausforderungen ihrer Arbeit darstellt. Datenüberflutung ist ein Problem, das viele Unternehmen kennen und das sich auf die meisten Tätigkeiten in einer Organisation auswirkt.

Im Projektmanagement kann eine Datenüberflutung zu einer überwältigenden Anzahl von Metriken und Variablen führen, die den Fortschritt ins Stocken bringen oder die Entscheidungsfindung erschweren können. Je mehr Daten, desto mehr Möglichkeiten müssen abgewogen werden und desto schwieriger ist es, sich in den Entscheidungen sicher zu fühlen.

Glücklicherweise gibt es Tools wie MindManager, mit denen Projektleiter dieses Problem bewältigen können, da sie Ihnen helfen, die richtigen Entscheidungen besser treffen zu können. Eine immer beliebtere Methode besteht in der dynamischen Visualisierung der Projektmanagement-Daten.

Was ist die dynamische Projektmanagement-Visualisierung?

Bei der dynamischen Projektmanagement-Visualisierung werden Datenvisualisierungstools und -methoden mit traditionellen Mitteln der Kommunikation, Berichterstattung und Aufgabenverwaltung kombiniert. Ziel ist es, Best Practice-Techniken zu nutzen, um mit Daten zu arbeiten sowie diese visuell darzustellen und diese in einen traditionellen Projektmanagement-Workflow einzubinden.

So umfassen Projekte üblicherweise Informationen über Ressourcen, Kosten, Zeitpläne und Aufgabenabhängigkeiten (um nur einige Beispiele zu nennen). Dies kann eine überwältigende Menge an Informationen sein, wenn Sie versuchen, alles in einer Kalkulationstabelle oder einzelnen Dokumenten zu speichern. Visuelle Projektmanagement-Tools wie MindManager ermöglichen es jedoch, alle diese Informationen an einem einzelnen Ort zu speichern, visuell zu ordnen und auf eine Weise damit zu arbeiten, die bessere Einblicke und Orientierung bietet.

Wie unterscheidet sich diese Methode vom traditionellen Projektmanagement?

Projektleiter verwenden bereits viele verschiedene visuelle Ansätze, um den Überblick über die Arbeitsabläufe zu behalten. Dazu werden beispielsweise folgende Instrumente eingesetzt:

  • Gantt-Diagramme
  • Projektstrukturpläne
  • Prozessdiagramme
  • Teamkalender
  • Organigramme

Diese Instrumente sind zwar alle großartige Ausgangspunkte, doch für eine effektive Arbeit mit den Projektdaten werden dynamischere und reaktionsfähigere Funktionen benötigt.

Erstens geben diese Tools keine Gesamtübersicht des Projektstatus oder Projektergebnisses wieder. Es sei denn, Sie verfügen über die Möglichkeit, alle Daten aus allen Ihren Quellen miteinander zu verknüpfen sowie zusammenzuführen, und können mithilfe automatischer, regelbasierter Formatierungen und Berechnungen Kausalzusammenhänge sichtbar machen.

Zweitens existiert die Frage, wie Sie den Projektstatus den Stakeholdern kommunizieren. Dokumente wie das oben dargestellte enthalten nicht die gesamten mit diesem Projekt verbundenen Informationen und es sind normalerweise statische Dokumente. Folglich muss der Projektleiter weiterhin Zeit dafür aufwenden, manuell KPIs zu messen, Daten zu sammeln und lange Projektstatusberichte zu verfassen, um Resultate und Fortschritte zu kommunizieren.Die heutigen Projektleiter haben keine Zeit, umfangreiche Berichte zu erstellen, und müssen schnelle Entscheidungen aufgrund der jeweils verfügbaren Fakten treffen. Hier kann nun die dynamische Projektmanagement-Visualisierung helfen.

Welche Vorteile bietet die dynamische Visualisierung von Projekten?

Ziel der dynamischen Projektmanagement-Visualisierung ist es, die Informationen so umfassend und so einfach wie möglich zu präsentieren. Es geht darum, einen einfach zu bedienenden, ganzheitlichen Überblick über die Projektdaten zu erstellen, der sich mit Verlauf des Projekts ändert und anpasst. Dadurch können Sie Zeit sparen und erhalten während des gesamten Prozesses wertvolle und zeitnahe Einblicke, was mit traditionellen Techniken nicht möglich ist.
Das sind die wichtigsten Vorteile der dynamischen Visualisierung des Projektmanagements:

  • Sie spart Ihnen Zeit
  • Sie vereinfacht und zentralisiert Ihre Projektdaten
  • Sie zeigt die Ursache und Wirkung, wenn sich Projektvariablen ändern
  • Sie ermöglicht es, fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen
  • Sie ermöglicht es, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren
  • Sie ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen vorzunehmen
  • Sie ermöglicht die Echtzeit-Kommunikation von Metriken und Fortschritten

Jeder Projektleiter würde Ihnen sagen, dass der geschickte Umgang mit den sich ständig ändernden Variablen in einem Projekt und die entsprechenden Anpassungen einer der schwierigsten Teile ihrer Arbeit ist. Durch die Visualisierung der Projektmanagementtätigkeiten und der Zentralisierung in einer einzelnen Plattform, die mit Ihrem Team zusammenarbeitet, können Projektleiter einen Teil dieses Drucks verringern.

Visualisierung des Projektmanagements mit MindManager

MindManager bietet eine Vielzahl an Projektmanagement-Designs, die Ihnen die Planung und Durchführung Ihres nächsten Projekts erleichtern können. Dazu gehören folgende traditionelle Projektmanagement-Vorlagen, die wir uns etwas genauer ansehen werden:

  • Projektaufträge
  • Projekt-Dashboards
  • Projektpläne
  • Projekt-Zeitpläne
  • Projektstatusberichte
  • und vieles mehr

Allein schon diese Vorlagen sind ein guter Startpunkt für Projektleiter, die ihre Abläufe organisieren und den Überblick darüber behalten möchten. In Verbindung mit einigen der leistungsfähigeren Funktionen von MindManager können diese Designs in eine Plattform für dynamische Projektmanagement-Visualisierungen umgewandelt werden.

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für MindManager-Funktionen, mit denen Projekte dynamisch visualisiert werden können.

  • Mithilfe der Benutzeroberfläche von MindManager können die Anwender ihre Projektpläne ausarbeiten und dann alle relevanten Daten aus verschiedenen Quellen in die Map einbinden.
  • Fügen Sie Links zu Webseiten, lokalen Dateien, SharePoint-Dokumenten, E-Mails usw. hinzu, um alle Projektdaten zu sammeln.
  • Fügen Sie Notizen und Bilder hinzu, um mehr Kontext bereitzustellen.
  • Fügen Sie Team-Ressourcen, Termine, Aufgabenabhängigkeiten, Aufgabendauer und Statusmarkierungen hinzu, um laufende Arbeiten zuzuweisen und zu verfolgen.
  • Fügen Sie Kosten und Kostenberechnungen hinzu, um die Ausgaben im Blick zu behalten und auf schleichende Erweiterungen des Projektumfangs aufmerksam zu machen.
  • Erstellen Sie mit SmartRules™ leistungsstarke bedingte Formatierungsregeln, um die Wirkung von Änderungen des Projektablaufs visuell anzuzeigen. Dies kann die Änderung der Farbe bestimmter Projektelemente auf rot, wenn auf ein Risiko hingewiesen wird oder ein Termin verpasst wurde, die automatische Neuzuweisung von Ressourcen oder das Hinzufügen von benutzerdefinierten Tags bei Nichterfüllung bestimmter Bedingungen umfassen.
  • Markieren und filtern Sie verschiedene Projektelemente, um sich zu jeder Zeit auf die wichtigsten Informationen zu konzentrieren.

Nun, da wir gesehen haben, wie sich mit den Datenvisualisierungsfunktionen in MindManager Projekte dynamisch verwalten lassen, wollen wir einen Blick auf einige der Vorlagen werfen.

Projektauftrag

Dies ist eine simple Projektauftrag-Map-Struktur, die Ihnen Kick-Off-Meetings erleichtert und ermöglicht, alle relevanten Informationen an einem Ort zu erfassen. Nach der Besprechung können Sie Projektinformationen einbinden und Aufgabeninformationen zuweisen, um eine dynamische Projekt-Map auszuarbeiten.

Projekt-Dashboard

Die Vorlage für das Projekt-Dashboard kann als „Single Source of Truth“ für die Funktionsfähigkeit Ihres Projekts dienen. Sie umfasst derzeit grundlegende Kostenverfolgungen und -berechnungen, kann jedoch mühelos erweitert werden, um alle von Ihnen erforderlichen Informationen zu erfassen. Indem Sie bedingte Formatierungen und Verlinkungen in Ihre Projektdaten einbauen, erhalten Sie einen detaillierteren Überblick über Ihr Projekt. Dieser kann als Tracking-Plattform und Orientierungshilfe für Ihre Entscheidungen verwendet werden.

Projektzeitplan

Der Projektzeitplan eignet sich ideal, um vergangene und zukünftige Projektinformationen zu zentralisieren und den Stakeholdern mühelos alle relevanten Daten zu kommunizieren. Sie können eine Informationsübersicht hinzufügen und KPIs aus früheren Projekt-Dashboards einbinden, um ein anschauliches Verlaufsdokument Ihrer Projekte zu erzeugen.

Das sind nur drei grundlegende Beispiele von Vorlagen für das visuelle Projektmanagement, die Sie in MindManager verwenden können.

Eine zweite und für erfahrene Projektmanager wahrscheinlich geeignetere Möglichkeit besteht darin, von Anfang an eigene dynamische Maps zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die von Ihnen gewünschte Struktur aufbauen und so viele Ebenen der Automatisierung einfügen, wie Sie benötigen, um Ihre Projektdaten zu visualisieren und damit zu arbeiten.

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