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Effektive Abstimmung im Team durch visuelle Zusammenarbeit

Mit zunehmender Komplexität der Projekte und der wachsenden Verantwortung der Projektleiter wird es immer schwieriger, eine nachhaltige Abstimmung innerhalb eines Teams zu erreichen.

Herkömmliche Methoden der Teamzusammenarbeit treten deshalb in den Hintergrund zugunsten von Technologie-gesteuerten Lösungen, die Aspekte wie Visualisierung und Geschwindigkeit in den Vordergrund rücken. In diesem Blog-Post erläutern wir einige der Herausforderungen von Projektleitern und wie ihnen visuelle Zusammenarbeit helfen kann, diese erfolgreich zu meistern.

Die Herausforderungen der Abstimmung im Team

Wenn Projektleiter vor der Aufgabe stehen, aus einer Gruppe von Einzelpersonen aus verschiedenen Unternehmensbereichen  ein Team zu bilden, sehen sie sich meist unmittelbar einer Reihe von Hürden gegenüber, wie bspw.:

  • Die Mitarbeiter wollen unter Umständen gar nicht im Team sein
  • Die Mitarbeiter kennen sich möglicherweise noch nicht
  • Die Mitarbeiter verstehen vielleicht nicht, was von ihnen erwartet wird

Noch bevor angefangen wird, muss hinsichtlich der Teamabstimmung bereits ein Rückstand aufgeholt werden. Diese Hindernisse zu überwinden erfordert Zeit — Zeit, die der Projektleiter aufgrund dringlicher Aufgaben, die zu Beginn des Projekts zu erledigen sind,  nicht hat:

  • Die Projektbeteiligten müssen identifiziert und analysiert werden
  • Die Anforderungen müssen bestätigt werden
  • Ein Projektstrukturplan muss erstellt werden
  • Kostenvoranschläge, Termine und Entwicklungspläne müsse erstellt werden

Um den Zeitplan einzuhalten, muss jeder dieser Punkte nach einer Teambildung umgehend in Angriff genommen werden.

Deshalb steht zur Abstimmung des Teams nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung.

Üblicherweise wird von Projektleitern einer der folgenden beiden Ansätze verfolgt:

  1. Jedes Teammitglied soll per E-Mail oder über ein gemeinsam benutztes Dokument individuelle Beiträge liefern.
  2. Für jede zentrale Projektkomponente gibt es ein Teammeeting, bei der alle Mitglieder ihren Beitrag zur Erstellung des Projektstrukturplans leisten.

Beide Ansätze weisen offensichtlich Probleme auf.

Bei der ersten Methode können sich einzelne Teammitglieder leicht ausklinken. Es gibt keine Zusammenarbeit und auch keine Teamentwicklung.

Bei der zweiten Methode befinden sich unter Umständen nicht alle Teammitglieder am selben Standort. Es ist schwierig, die Vorteile einer interaktiven Whiteboard-Sitzung zu nutzen, wenn sich nicht alle Teilnehmer im selben Raum befinden.

Und selbst wenn das Meeting mit dem Whiteboard oder auch Post It’s erfolgreich war, verfügt man am Schluss nur über eine statische Momentaufnahme des Geschehens der Sitzung, die möglicherweise nur in diesem Kontext Sinn ergibt. Es gibt keinen Raum zur Weiterentwicklung der Ideen, und die momentane Teamzusammenarbeit ist nicht nachhaltig.

Wie die visuelle Zusammenarbeit helfen kann

Haben Sie sich schon einmal überlegt, warum sich Post It‘s so gut als Brainstorming-Werkzeug eignen?

Der Grund dafür ist ganz einfach: sie liefern visuelle Anhaltspunkte, mit denen die Teilnehmer interagieren können. Denn Post It‘s können ganz einfach und von jedem gruppiert, neu angeordnet oder verworfen werden. Teammitglieder bringen sich dadurch stärker ein und Ideen und Pläne werden klarer dargestellt.

Hier einige der entscheidenden Vorteile der visuellen Zusammenarbeit, mit denen Text allein nicht konkurrieren kann:

  • Bei der visuellen Zusammenarbeit werden mehr Informationen vermittelt: So werden Beziehungen hergestellt und Kontext in scheinbar unzusammenhängende Daten gebracht.
  • Durch die Reduzierung von Fachsprache und rollenspezifischem Wissen, das von den restlichen Teammitgliedern möglicherweise nicht verstanden wird, macht die visuelle Zusammenarbeit Informationen besser zugänglich.
  • Durch die visuelle Zusammenarbeit lassen sich Konzepte schneller und einfacher gestalten  diese mit Hunderten von Wörtern zu erklären. Zeichnen Sie einfach ein Diagramm und schon hat es sich erledigt!
  • Die meisten Informationen, die Projektteams zur Zusammenarbeit benötigen, sind visueller Art. Ob Matrizen, Flussdiagramme oder Projektpläne: Das Endprodukt ist immer ein visuelles Dokument. Warum also nicht auch einen visuellen Ansatz nutzen, um sie zu erstellen?

Das Ergebnis ist eine engere Zusammenarbeit, eine klarere Abstimmung und ein Team, das auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Vor allem aber lässt sich dies alles sehr schnell durchführen, damit das Team sich darauf konzentrieren kann, die Termine einzuhalten.

Für die visuelle Zusammenarbeit sind je nach Teamzusammensetzung unterschiedliche Softwareprogramme erforderlich. Sie benötigen wahrscheinlich eine Videokonferenzsoftware sowie eine visuelle Plattform, um die von Ihrem Team entwickelten Ideen zu sammeln und damit zu arbeiten. Mithilfe dieser Lösungen können Sie solide virtuelle Teamsitzungen durchführen und die Vorteile der visuellen Zusammenarbeit nutzen.

Einstieg in die visuelle Zusammenarbeit

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Techniken zur visuellen Zusammenarbeit in Ihrem nächsten Projekt einsetzen können, lesen Sie unser Whitepaper „Wenn Projektgruppen visuell zusammenarbeiten: Ein Bild sagt so viel mehr als 1000 Worte“.

  • In diesem Whitepaper erörtern wir, wie visuelle Zusammenarbeit in der Praxis funktioniert. Dazu gehört:
  • Wie Sie visuelle Meetings durchführen, wenn Ihre Teammitglieder sich an verschiedenen Orten befinden.
  • Visuelle Techniken, damit Ihre Teammitglieder sich kennen lernen, bevor Sie mit dem Brainstorming beginnen.
  • Techniken, um wichtige Informationen zu sammeln und in durchführbare Aufgaben umzuwandeln.
  • Konzepte und Ideen den Hauptbeteiligten eines Projekts vorstellen.
  • Informationen und Aufgaben während der Projektdurchführung verwalten .
  • Sicherstellen, dass Ihr Informations- und Aufgabenpool flexibel bleibt und bei unvorhersehbaren Veränderungen hinsichtlich Zeit- und Größenrahmen angepasst werden kann.
  • Mithilfe der visuellen Zusammenarbeit Ihre persönliche Produktivität und die Produktivität Ihres Teams steigern.

Laden Sie das kostenlose Whitepaper herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie visuelle Zusammenarbeit zu einem Erfolgsfaktor für Ihr nächstes Projekt werden kann.