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Eine kurze Übersicht über das agile Projektmanagement mit Kanban

Gast-Blogger: Dan Fries


Wo hatte die moderne Praxis des agilen Projektmanagements ihren Ursprung?

Einige wenige TED-Vorträge zum agilen Projektmanagement schneiden zwar das Thema, wer was von wem gelernt hat, an – beispielsweise, ob die Idee ihren Ursprung in der agilen, im Jahr 2001 definierten Softwareentwicklungsmethologie hatte, – aber es gibt noch keine abschließende Überprüfung der Geschichte dieser Methoden.

Die Diskussion, ob die Henne oder das Ei zuerst da war, ist meistens eine Verschwendung von Worten. Wirklich wichtig ist Beobachtung von Methoden, die funktionieren, und wie diese erfolgreich für verschiedene Bereiche angepasst oder nachgebildet werden können.

Werfen wir einen Blick auf einige historische Verwendungszwecke des agilen Projektmanagements und Kanban.

Kanban-Projektmanagement während und nach dem Zweiten Weltkrieg

Ziemlich viele Personalführungskonzepte, die im 20. Jahrhundert Anwendung fanden, beruhten auf Beobachtungen der im 2. Weltkrieg kämpfenden alliierten Einheiten. Nach der amerikanischen Besetzung Japans studierten Unternehmensführer aus den USA die in diesem Land angewandten Führungsstile.

Die Theorie Z der Personalführung beispielsweise ersetzte irgendwann die Mikromanagementstile der Reagan-Ära. Im Bereich der Unternehmensplanung waren die amerikanischen Automobilhersteller beeindruckt vom Kanban-Projektmanagementsystem von Taiichi Ohno, einem Wirtschaftsingenieur, dessen Know-how Toyota vertraute.

Das japanische Wort „Kanban“ bedeutet übersetzt so viel wie „Tafel“, wobei es sich um ein Whiteboard oder ein Anschlagbrett handeln kann. Kanban ist ein hochgradig visuelles Planungssystem, denn es beinhaltet die Verwendung von Karten, die an einer Kanban-Tafel angebracht und gemäß einer Reihe von Managementregeln verschoben werden. Interessanterweise verwendeten britische Flugzeugwerke im zweiten Weltkrieg ein der Kanban-Methode ähnliches System; hätten die japanische kaiserliche Marine und ihre Luftstreitkräfte ein solches System verwendet, wäre diese schreckliche bewaffnete Auseinandersetzung unter Umständen anders ausgegangen.

Kanban-Projektmanagement in der Fertigung

Ursprünglich wurde das Kanban-Managementsystem für die Fertigung entwickelt, im 21. Jahrhundert wurde es jedoch auch auf andere Bereiche übertragen. Agile Softwareentwickler haben Kanban ganz selbstverständlich in ihre Methoden integriert, und Projektleiter in großen Firmen sind schnell nachgezogen. Die umfangreiche Nutzung der Datenvisualisierung ist ein fester Bestandteil in modernen Unternehmen, und dies passt hervorragend ins Kanban-System.

Bevor wir uns eingehend damit befassen, wie agiles Projektmanagement durch Kanban verbessert werden kann, wollen wir die Prinzipien dieses Systems besprechen:

  1. Der tägliche Arbeitsablauf muss auf eine Weise visualisiert werden, dass Zusammenhänge deutlich werden. Das ist der „Zu erledigen“-Aspekt.
  2. Die laufenden Arbeiten müssen zum Zwecke eines möglichst gleichmäßigen Ablaufs ausgeglichen werden. Je nach Projekt muss dazu unter Umständen abgeschätzt werden, wann Aufgaben durch Teams oder einzelne Mitarbeiter abgeschlossen und Meilensteine erreicht werden. Das ist der „In Arbeit“-Aspekt.
  3. Der Arbeitsablauf muss auf eine Weise optimiert werden, die es Teams und einzelnen Mitarbeitern ermöglicht, nach Abschluss einer Aufgabe an der nächstwichtigen Aufgabe arbeiten können. Das ist der „Erledigt“-Aspekt.

Darüber hinaus sollten Projektleiter, die Kanban als Teil ihrer agilen Methodik nutzen, ihre Teammitglieder darüber informieren, dass Verbesserung ein stetiges Ziel sein soll. Das heißt, Arbeitsabläufe können nach Erledigung der Aufgaben aktualisiert und verbessert werden.

Kanban-Projektmanagement in Aktion

Wie zu erwarten, wird Kanban in Japan häufig genutzt. Es wird an den Schulen auf sachliche Weise unterrichtet, da Kinder sich von der visuellen Struktur und den bunten Karten natürlich angezogen fühlen. Aufgrund dieser frühen Einführung und weil das Kanban-Projektmanagement eine intuitive Steuerung von Arbeitsabläufen ermöglicht, kommt diese Methodik in verschiedenen Konstellationen in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz.
Sehen wir uns einige Beispiele an.

Beispiel 1: Kanban in der Produktion

Bei der Einführung von Kanban in den Toyota-Werken in Japan wurden ursprünglich Papierkarten an Autoteile angeheftet. Da wir von Visualisierung sprechen: Stellen Sie sich Fließbandarbeiter im Werk in Motomachi in den 1960er Jahren vor, die Modelle des Toyota Corolla zusammenbauen. Angeleitet bei ihrer Arbeit werden sie durch farbkodierte Karten, die an Plastikbeuteln angebracht sind, die wiederum die genaue Anzahl an Schrauben zur Befestigung der Wasserpumpe am Motorblock enthalten. Die Karten beinhalten auch Informationen darüber, wie mehr solcher Beutel bezogen oder bestellt werden können.

Beispiel 2: Kanban für das Crowd Management

Im majestätischen Kaiserpalast in Tokio werden den Besuchern zu Beginn Ihres Besuchs Plastikkarten ausgehändigt. Einheimische wissen wahrscheinlich, dass ihr Besuch über ein Kanban-System verwaltet wird, aber Ausländische sind sich vielleicht nicht bewusst, dass die Palastwache so den Besucherstrom steuert. Die Anzahl der Karten ist nämlich entsprechend der Kapazität beschränkt.

Beispiel 3: Agiles Softwaremanagement mit Kanban

Nehmen wir an, ein Unternehmer möchte seine Personalsoftware in zehn Punkten verbessern lassen, und diese Verbesserungen müssen innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen sein. Die Entwickler erklären, dass innerhalb sechzig Tagen sechs Verbesserungen realistisch vorgenommen werden können. Auf Grundlage der Vereinbarung wird eine Kanban-Tafel mit fünf Spalten für die Projektphasen und sechs Zeilen für die Verbesserungen erstellt. Die fünf Spalten haben ihren Ursprung im agilen Projektmanagement und werden folgendermaßen beschriftet:

Weiter > * Analyse * > Entwicklung > * Abnahme* > Lieferung

Wenn ein Element einer Zeile in die Phase „Abnahme“ gelangt, treffen sich die Entwickler mit dem Kunden, um die Verbesserung vorzuführen. Die Reaktionen werden zum Zwecke der Optimierung in geeigneter Weise festgehalten. Diese werden dann für die nächste Kanban-Karte, die für eine weitere Verbesserung steht, umgesetzt. Wird der Arbeitsablauf verbessert und werden für das Projekt weniger als die sechzig vereinbarten Tage benötigt, kann in einem weiteren realistischen Gespräch festgelegt werden, wann die restlichen vier Verbesserungen vorgenommen werden können.

Die Wahl der korrekten Kanban-Tafel für das Projektmanagement

Nicht alle Kanban-Managementsysteme erfordern die Verwendung einer Tafel. Theoretisch müssen nicht einmal Karten benutzt werden. Eine Projektleiterin kann auch ohne visuelle Hilfen eine Besprechung mit ihrem eingespielten Team abhalten und einen simplen Auftrag planen. Tatsächlich könnte ein Infanterie-Truppenführer diese Methode zur Durchführung einer Patrouille wählen. Der Gruppenführer kann die Kanban-Tafel auch in den Sand zeichnen und danach zur Sicherheit wieder verwischen. Trotz dieser Beispiele ist eine Kanban-Tafel ein nützliches Instrument, das einfach Bestandteil des agilen Projektmanagements sein sollte.

Kanban Project ManagementEine Kanban-Tafel wird im Wesentlichen dafür verwendet, Karten daran zu befestigen, die Fortschritte aufzeigen. Wie bereits zuvor erläutert, stellen die Spalten die Phasen dar und die Karten sind die konkreten Aufgaben oder Arbeitspositionen, die erledigt werden müssen, wobei der visuelle Fluss von links nach rechts verläuft. Nehmen wir an, der Personalabteilung eines Unternehmens wird aufgetragen, innerhalb einer Woche eine neue Strategie für die Durchführung der Vorstellungsgespräche und die Selektion der Kandidaten umzusetzen. Eine agile Methode zur Planung dieses Projekts könnte folgendermaßen aussehen:

Treffen und Besprechen > * Ausarbeitung der Strategie* > Abnahme durch Hauptverantwortlichen >
* Kommunikation an das Team * > Überwachung und Durchsetzung

Befinden sich alle Mitarbeiter der Personalabteilung während der Projektwoche im gleichen Büro, kann die Kanban-Tafel mithilfe einer örtlichen, digitalen Plattform wie MindManager erstellt werden. Sind extern arbeitende Mitarbeiter beteiligt, können Videokonferenzen abgehalten und die MindManager-Kanban-Tafeln mit allen Teilnehmenden per Screen-Sharing geteilt werden. Rollen, Fortschritte und Zeitpläne können in der Gruppe besprochen und die Kanban-Tafel kann in Echtzeit erstellt werden. Sie können danach die Kanban-Tafel über MindManager veröffentlichen und den Link an alle Teammitglieder senden, damit diese während des gesamten Projekts verwendet werden kann.

Sollte das Projekt vertrauliche Informationen oder strategische Änderungen beinhalten, die Sie dem Team nicht zu früh bekannt geben möchten, empfiehlt es sich, eine kennwortgeschützte Kanban-Tafel zu veröffentlichen und zum Schutz der Daten rollenbasierte Zugangsberechtigungen festzulegen. Ein möglicher Nachteil physischer Kanban-Tafeln, der durch die Verwendung digitaler Projektmanagement-Plattformen wie MindManager vermieden werden kann, ist der Verlust vertraulicher Informationen.

Erweitertes agiles Projektmanagement mit Kanban

Extrem komplexe Projekte können mit einem agilen Ansatz bewältigt werden, den Kanban-Systeme bieten. Auch hier empfehlen sich aufgrund der Menge und Komplexität der mit größeren Aufgaben verbundenen Projektdaten digitale Projektmanagement-Plattformen.

Bei Projekten mit mehr als zehn Kanban-Karten könnten Informationen verloren gehen, wenn mit Haftnotizen gearbeitet wird. Bei digitalen Kanban-Systemen besteht diese Gefahr nicht. Zwar hat die US-Luftwaffe noch bis 2008 physische Kanban-Karten und Plastikbeutel verwendet, aber es handelt sich hier um einen militärischen Zweig, bei dem hohe Disziplin am Arbeitsplatz herrscht.

Es muss noch darauf hingewiesen werden, dass unter Umständen nicht alle Prinzipien von Kanban genau dem agilen Projektmanagement entsprechen. Kanban setzt im Allgemeinen nicht auf vorgegebene Rollen und Geschwindigkeit ist keine vorgeschriebene Notwendigkeit. Es liegt deshalb an den Projektleitern zu überprüfen, welche Aspekte der gewählten Methodik sich mit Kanban visualisieren lassen.

Während Kanban sehr offen ist für Änderungen, da diese keine Auswirkung auf die Bewegung der Karten von der linken in die rechte Spalte haben, sind agile Projekte besser geeignet, um Prioritäten zu setzen und diese schnellstmöglich zu erledigen.

Die Geschichte hat gezeigt, dass die meisten Teams positiv auf das Kanban-Projektmanagement reagieren. Dasselbe kann nicht immer über das agile Projektmanagement gesagt werden, denn einige Teammitglieder sind möglicherweise an andere Methoden gewöhnt. Die Unternehmenskultur wird darüber entscheiden, wie diese beiden Strategien kombiniert werden, aber Spannungen sind weniger wahrscheinlich, wenn eine digitale Kanban-Tafel eingeführt wird und die Aufgaben dem Team auf einfach zu benutzenden Karten präsentiert werden.

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