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Fünf Geheimnisse effektiver Fernkommunikation im Team

Gast-Blogger: Yaakov Karda

Eine der größten Hürden, denen sich remote arbeitende Unternehmen gegenübersehen, besteht darin, eine wirksame Fernkommunikation Ihrer Teams sicherzustellen. Wenn man die Person nicht sehen kann, mit der man spricht, wie weiß man, ob sie einverstanden oder nicht einverstanden ist? Oder ob sie mit den Gedanken woanders ist? Wie kann man nach einer Präsentation spüren, welche Energie im Raum herrscht?

Es überrascht nicht, dass Telearbeiter bessere Kommunikationsfähigkeiten besitzen als ihre Kollegen im Büro. Aber wie kann man die Kommunikation verbessern, wenn man Tausende von Kilometern von den Kollegen getrennt ist?

In diesem Artikel haben wir eine Liste mit fünf Geheimnissen für eine erfolgreiche Fernkommunikation im Team zusammengestellt: von der Verbesserung des Onboarding-Prozesses bis zur Einrichtung eines Kaffee-Chats mit den Kollegen.

Nachfolgend die Kommunikationstechniken erfolgreicher Remote-Teams.

1. Sie dokumentieren alles

Dokumentieren, dokumentieren und nochmals dokumentieren: Wenn Sie als Telearbeiter wirksam kommunizieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie alles dokumentieren (na ja, die informellen Gespräche über Ihre Katze vielleicht nicht, aber alles andere… schreiben Sie es auf!).

Es gibt eine Menge Werkzeuge, die Ihnen dabei helfen können. Hier ein paar Beispiele:

  • Google Docs: Google Docs ist wohl die beste kostenlose Software für kollaboratives Schreiben. Sie ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenzuarbeiten und Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten. Verwenden Sie sie, um gemeinsam im Team Prozessdokumentationen und Arbeitsabläufe zu erfassen.
  • Dropbox Paper: Es ist entscheidend, dass Sie Ihre Besprechungen dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle im Team über den gleichen Wissenstand verfügen. Bewahren Sie im übersichtlichen Arbeitsbereich von Dropbox Paper alles im Zusammenhang mit Ihren Besprechungen an einem Ort auf: Hintergrundinformationen, Tagesordnung, Protokoll, nächste Maßnahmen und Aufgaben.
  • Quip: Quip ist ein kollaboratives Schreibprogramm, das Textdokumente, Kalkulationstabellen und Checklisten an einem zentralen Ort kombiniert. Es eignet sich großartig für Remote-Teams, die ein Repository erstellen möchten, da sich andere Werkzeuge wie Kalender, Jira oder Projekttracker direkt in Quip-Dokumente integrieren lassen.

Mit Dokument- und Aufgabenvorlagen kann auch gewährleistet werden, dass das gesamte Team die gleiche Art von Informationen erfasst und dass nichts übersehen wird. Die Arbeit zu dokumentieren heißt, dass Sie ein internes Wiki oder ein Team-Repository aufbauen können, damit kein Wissen verloren geht und das sich als praktisch erweist, wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt werden.

2. Kaffee-Chats und Team-Retreats: da wird es persönlich

Telearbeit kann herausfordernd sein, wenn man ein extrovertierter Mensch ist, der in sozialen Situationen wie Büros aufblüht. Aber auch die zurückgezogensten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen irgendwann gesellschaftlichen Umgang. Bei erfolgreichen Remote-Teams macht es den Teammitgliedern nichts aus, mal etwas persönlicher zu werden. Wenn man seine Kolleginnen und Kollegen kennt, weil man sie persönlich getroffen hat, ist es viel einfacher, sich in sie einzufühlen, wenn es Meinungsverschiedenheiten gibt. Es ist einfacher, andere zu beurteilen, ohne über ihre Gefühle und Beweggründe nachzudenken, wenn sie einfach nur eine Signatur in einer E-Mail sind.

Kaffee-Chats

In einem der remote arbeitenden Unternehmen, für die ich beschäftigt war, gab es ganz offiziell Kaffee-Chats. Nach der anfänglichen Unsicherheit, sich mit einem „Fremden“ zu unterhalten, war es eine tolle Möglichkeit, sich diesen Menschen, die man unter Umständen nie gesehen hat, etwas näher zu fühlen. Außerdem hat man erfahren, worin genau ihre Arbeit bestand, was nützlich für die tägliche Arbeit sein kann.

Es ist ein bisschen so, wie wenn man in der Küche auf jemand trifft, den man nicht kennt, und ein Gespräch beginnt. Wenn man remote arbeitet, passiert das nicht wirklich, also muss man es künstlich geschehen lassen.

Bei einem Kaffee-Chat wählt ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin zwei Personen aus, mit denen er oder sie nicht direkt zusammenarbeitet und arrangiert eine halbstündige Besprechung, um sie zu fragen, was sie so tun, und sich besser kennenzulernen. Es ist eine einfache Methode, mit jemand Verbindung aufzunehmen, den man sonst vielleicht nicht kennenlernen würde.

Wenn Ihr Unternehmen Slack benutzt, könnten Sie die Donut-App ausprobieren. Es handelt sich dabei um ein hilfreiches Bot, der Personen, die sich nicht kennen, einander vorstellt und dazu ermutigt, sich zu treffen oder miteinander zu chatten.

Team-Retreats

„Bei einem Retreat kann man alle auf dieselben großen Ziele einstimmen, sodass sie danach, verbunden durch dieselbe Vision, zu ihrer täglichen Arbeit zurückkehren können. Vor allem aber können sich alle, anstatt über Skype persönlich treffen und eine Beziehung aufbauen“, sagt Fred Perrotta, Gründer von Tortuga und ein Befürworter der Telearbeit.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich persönlich zu treffen, kann helfen, Vertrauen und stärkere Beziehungen untereinander aufzubauen, was die Fähigkeit zur Zusammenarbeit verbessert. Das hat eine enorme Auswirkung auf die Kommunikation, was sich zeigt, sobald alle wieder zu Hause an ihrem Schreibtisch sitzen!

Zapier beispielsweise bringt zweimal jährlich an einem Firmen-Retreat das ganze Team zusammen, um an Themen zu arbeiten, die sich besser bei persönlichen Treffen besprechen lassen. Das Unternehmen hat auch eine Anleitung zur Durchführung von Firmen-Retreats für Hunderte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verfasst. Olark ist ein weiteres Unternehmen, das Retreats für Telearbeiter befürwortet und eine Anleitung mit Ratschlägen zur Durchführung solcher Retreats veröffentlicht hat.

3. Sie experimentieren mit Werkzeugen, um herauszufinden, was sich für sie am besten eignet

Jedes verteilte Unternehmen ist anders, aber sie haben alle etwas gemeinsam: Sie sind regelmäßige Nutzer von virtuellen Kommunikationswerkzeugen. Anwendungen wie Slack eignen sich sowohl für informelle Gespräche wie für regelmäßige Teamkommunikationen.

Beispielsweise werden alle unsere Besprechungen bei Chatra in Slack durchgeführt. Unsere Entwickler und Gründer führen jede Woche mehrere Gruppengespräche, um aktuelle und kommende Aufgaben zu besprechen. Wir halten auch ein All-Hands-Meeting, an dem wir die neuesten Firmennachrichten mitteilen, hören, was unsere Kunden zu sagen haben, und das vom Support-Team gesammelte Feedback weitergeben.

Es sind heute auf dem Markt eine Menge von Tools für die Remote-Zusammenarbeit erhältlich. Dank der Verbesserungen von Technologien wie den Cloud-Tools und Videokonferenzen wird es einfacher mit Leuten zusammenzuarbeiten, sogar bei Themen, die traditionellerweise mit Präsenzarbeit verbunden werden, wie beispielsweise Brainstorming-Sitzungen – was immer Sie machen müssen, es gibt höchstwahrscheinlich eine Anwendung dafür!

Eine ganz neue Funktion in MindManager, die Sie für die Remote-Zusammenarbeit in Ihrem Team berücksichtigen sollten, ist das Co-Editing. Dieses Add-on ermöglicht es den Benutzern von MindManager, mit anderen in einer sicheren, Cloud-basierten Umgebung an Mindmaps zusammenzuarbeiten. Co-Editing hilft Ihnen bei der Durchführung von dynamischen Planungssitzungen, Wissenstransfers, Brainstormings und vielem mehr.

4. Sie schaffen solide Einstellungs- und Onboarding-Verfahren

Das Einstellen von Telearbeitern öffnet den meisten Unternehmen viele Türen, da es Zugang zu einem größeren Kreis von Kandidatinnen und Kandidaten mit den richtigen Qualifikationen gewährt.

Effiziente Remote-Teams setzen sich aus Personen zusammen, die offen kommunizieren. In Kenntnis der Bedeutung der Kommunikation für ein Remote-Team, sollten Sie Wert darauf legen, die richtigen Fragen zu stellen, um herauszufinden, ob die Kandidatin bzw. der Kandidat die benötigten Qualifikationen besitzt.
Wenn Sie die richtige Kandidatin bzw. den richtigen Kandidaten gefunden haben, verwenden Sie den Onboarding-Prozess, um die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter von Anfang an mit den Kommunikationstools Ihres Unternehmens vertraut zu machen. Das heißt, Sie müssen sie in den entsprechenden Slack-Kanal einladen, ein neues Skype-Konto erstellen, sie Ihren MindManager-Maps hinzufügen usw. Je besser der Onboarding-Prozess ist, desto besser sind die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereitet, wenn sie ihre neue Arbeit antreten.

Um den Prozess der Dokumentation eines Onboarding-Prozesses, der sowohl für die Führungskraft als auch die neu eingestellte Person funktioniert, zu vereinfachen, können Sie die Hilfe einer Mindmapping-Software wie MindManager in Anspruch nehmen. Damit sind Sie in der Lage, alle Informationen an einer zentralen, einfach zugänglichen Stelle zu speichern und alle relevanten Formulare und Dokumente beizufügen. Das ist der Grund, warum Julie Harrison von MindManager für das Onboarding eine Mindmap benutzte. Gemäß Julie kann die Integration von Mindmapping bei der Übernahme von bewährten Verfahren des Onboardings die Arbeitsbelastung von Teamleiterinnen und -leitern verringern.

5. Sie geben und bitten um sofortige Rückmeldungen

Um bei Ihrer Arbeit erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, wo Sie stehen: was Sie richtig machen und was Sie verbessern können. Es ist sehr einfach, Kolleginnen und Kollegen für die gemeinsam geleistete Arbeit zu loben, wenn diese direkt neben Ihnen sitzen. Es kann jedoch leicht vergessen gehen, wie wichtig das ist, wenn man remote arbeitet.

In ähnlicher Weise ist es ein wichtiger Aspekt effizienter Teams, sofortiges Feedback zu geben, wenn man bemerkt, dass etwas nicht funktioniert. Das ist umso wichtiger, wenn man remote arbeitet. In der Praxis bedeutet das mehr Einzelgespräche und spontane Konferenzen als gewöhnlich. Teams, die einander vertrauen, kommunizieren gut miteinander, und das beinhaltet, offen dafür zu sein, laufend Feedback zu erhalten und zu geben. Das ist das Geheimnis des Wachstums, sowohl als Team als auch als Person!

Gute Kommunikation führt zu verbundenen Remote-Teams

Erfolgreiche Remote-Teams unterscheiden sich nicht wesentlich von Teams, die in einem Büro arbeiten: In beiden Fällen ist die Kommunikation das Rückgrat eines effizienten Unternehmens.

Aber auch wenn die Kommunikation für den Erfolg jedes Teams ausschlaggebend ist, ist sie bei Remote-Teams noch wichtiger. Die Arbeit zu erledigen, wenn man nicht einfach schnell bei jemand am Schreibtisch vorbeischauen kann, ist viel schwieriger. Und wenn sich darüber hinaus keine Gelegenheit bietet, sich bei einem Schwatz besser kennenzulernen, kann es umso schwerer sein, eine vertrauensvolle Bürokultur aufzubauen.

Personen, die in Remote-Teams erfolgreich kommunizieren, sitzen nicht einfach herum und warten darauf, dass Kommunikation stattfindet: Sie geben sich besondere Mühe, kommunikativ zu sein und aktiv an Chats, E-Mails und anderen Medien teilzunehmen. Das ist ein wichtiger Bestandteil des Gefühls, mit seinem Team verbunden zu sein, auch wenn die anderen Teammitglieder unter Umständen Tausende von Kilometer entfernt sind.

Von Mindmapping-Software bis zu Videokonferenzen, haben Sie keine Angst davor zu experimentieren, bis Sie die Tools finden, die sich für Ihr Team am besten eignen. Wenn die Bereitschaft besteht, offen miteinander zu sein, können Telearbeiter genauso erfolgreich sein wie Teams, die in Büros arbeiten.


Zum Autor:
Yaakov Karda ist der Mitbegründer von Chatra.io und Kaffeeliebhaber. Wenn er nicht gerade einen Kaffee kocht oder für sein Startup arbeitet, hilft er seiner Frau bei ihren Kunstprojekten oder erkundet Tel-Aviv auf dem Fahrrad.