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Warum Sie das Kanban-Projektmanagement einsetzen sollten

Lassen Sie mich ein Szenario beschreiben, das allen Projektleitern bekannt vorkommen dürfte.

Sie wurden von Ihrem Vorgesetzten beauftragt, zur Umsetzung eines unternehmenskritischen neuen Projekts ein Team von Kollegen zusammenzustellen. Dieses Projekt bringt grundlegende Veränderungen für Ihr Unternehmen und Sie möchten natürlich alles richtig machen.

Sie stellen Ihr Team erfolgreich zusammen, arbeiten einen detaillierten Projektplan aus, sichern sich die Unterstützung aller Beteiligten und bekommen grünes Licht von Ihrem Vorgesetzten. Aber sobald Sie mit der Umsetzung des Projekts beginnen, stoßen Sie auf ein Problem nach dem anderen: ein zunehmend schlecht abgestimmtes Team, eine schlechte Umsetzung des Arbeitsablaufs, versäumte oder vergessene Aufgaben und eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs, um nur einige zu nennen. Trotz aller Anstrengungen in den frühen Phasen des Projektmanagements schlägt die Umsetzung fehl.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Oder klingt zumindest wie ein Albtraum, den Sie schon einmal hatten? Nun, das Kanban-Projektmanagement hilft das Team wieder auf den richtigen Weg zu bringen.

Worum handelt es sich beim Kanban-Projektmanagement?

Kanban ist ein hochaktuelles Thema im Projektmanagement. So aktuell, dass wir kürzlich ein Webinar veranstaltet und einen Blog-Beitrag zu den Kanban-Prinzipien veröffentlicht haben. Zu den Besonderheiten der Ausführung der Kanban-Techniken sind hier viele hervorragende Informationen verfügbar. Ich werde also nicht viel Zeit für Details aufwenden. Stattdessen werde ich mich darauf konzentrieren, welchen Zusammenhang es zwischen Kanban und den grundlegenden Konzepten und Phasen des Projektmanagements gibt. In diesem Sinne finden Sie nachfolgend eine kurze Einführung in das Kanban-Projektmanagement. Kanban wurde ursprünglich von Toyota als Methode zur Verbesserung der Produktionsleistung eingeführt. Es handelt sich um einen visuellen Ansatz für das Projektmanagement, der darauf abzielt, den Umfang der laufenden Arbeiten an die Kapazität des Teams anzupassen und die Bemühungen zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren. Die Aufgabeninformationen werden auf kleine Kanban-Karten geschrieben, die in einem Feld mit beschrifteten Spalten angebracht werden, sodass ersichtlich ist, wie weit die Aufgaben fortgeschritten sind. Die Karten werden dann bei der Abwicklung der Aufgaben von „Anstehend“ nach „In Arbeit“ und schließlich nach „Abgeschlossen“ verschoben. Dabei kann es sich je nach Bedarf um einen sehr einfachen oder sehr komplexen Prozess handeln.

Im Allgemeinen gibt es fünf Kanban-Grundprinzipien, die auf das Projektmanagement angewandt werden:

  1. Visualisierung des Arbeitsablaufs
  2. Begrenzung der laufenden Arbeiten
  3. Kontinuierliches Verschieben der Aufgaben im Arbeitsablauf
  4. Einführung von Feedbackschleifen im ganzen Team
  5. Gemeinschaftliche Überwachung, Anpassung und Verbesserung

Mit anderen Worten, dadurch dass Sie Ihr Projekt visualisieren, Ihre Aufgaben mit anderen austauschen und vorantreiben sowie die Zusammenarbeit fördern, wird Ihr Team in die Lage versetzt effizient zu arbeiten und die Prozessabläufe spontan weiterzuentwickeln, um das Gesamtziel zu erreichen.

Die Vorteile des Kanban-Projektmanagements

Das Kanban-Projektmanagement kann sowohl zur Verbesserung der persönlichen Leistung, aber auch innerhalb eines größeren Teams eingesetzt werden.

Zu den wesentlichen Vorteilen des Projektmanagements mit Kanban zählen:

  • Mehr Flexibilität in der Planungsphase
  • Schnellere und konsistentere Lieferung der Ergebnisse
  • Klarerer Fokus und effizientere Ausführung
  • Transparenz im gesamten Arbeitsablauf
  • Einfache Identifikation von Engpässen
  • Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern
  • Geringere Downtime zwischen den Aufgaben, Sicherstellung konstanter und zügiger Abläufe
  • Visuelle Messdaten bezüglich Aufgabenstatus, Ressourcenzuweisung und Probleme

Zusammenfassend bietet Kanban eine leicht verständliche, visuelle Darstellung Ihres Projekts. Es ermöglicht Ihrem Team schneller, fokussierter und mit größerem Einblick in potenzielle Probleme zu arbeiten.

Wo Sie Kanban in Ihrem Projektmanagement-Lebenszyklus einsetzen können

Nach Angaben des Project Management Institute werden 48 % der Projekte nicht innerhalb der vorgesehen Frist und 43 % nicht innerhalb des ursprünglichen Budgetrahmens abgeschlossen und 31 % erreichen die ursprünglichen Ziele bzw. der im Projektauftrag geplante Geschäftszweck nicht.

Angesichts dieser Zahlen ist es offenkundig, dass viele Unternehmen in der Regel irgendwann im Projektlebenszyklus auf Probleme stoßen. Glücklicherweise hilft Kanban dabei, diese Probleme zu erkennen und zu lösen.

Wie in einem früheren Blog-Beitrag bereits dargelegt, sind dies die fünf Phasen des Projektmanagements:

  1. Projektstart
  2. Projektplanung
  3. Projektdurchführung
  4. Projektüberwachung
  5. Projektabschluss

Es gibt sicherlich in jeder Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus einen Anwendungsfall für die Kanban-Methode, aber wo sie wirklich hilfreich ist, ist in der Projektplanungs- und der Durchführungsphase.

Zwar gibt es immer verschiedene Gründe, warum ein Projekt scheitert, aber man darf in den meisten Fällen davon ausgehen, dass die Fehler irgendwann während des längsten und kompliziertesten Teils des Prozesses auftreten: der Projektdurchführung. Projektteams wenden oft viel kostbare Zeit für den Start und die Planung auf, aber stoßen aus verschiedenen Gründen auf Probleme, wenn es darum geht, das Projekt umzusetzen.

Drei Bereiche, in denen das Kanban-Projektmanagement wirklich hervorragende Lösungen für die Probleme bietet, sind die Ressourcenzuweisung, die Steuerung des Ablaufs und die Ressourcenschonung. Werfen wir einen Blick auf einen Kanban-Beispielprozess und auf die Vorteile, die die Methode in diesen drei Bereichen bietet.

Ressourcenzuweisung

  1. Legen Sie alle zur Durchführung des Projekts erforderlichen Aufgaben fest.
  2. Bestimmen Sie im Team, wer für die Ausführung der einzelnen Aufgaben am besten qualifiziert ist.
  3. Weisen Sie die Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu.
  4. Erstellen Sie für jede Aufgabe eine Kanban-Karte mit dem Namen des Teammitglieds, dem Fälligkeitsdatum und weiteren relevanten Informationen.
  5. Erstellen Sie eine Kanban-Tafel mit den einzelnen Phasen des Ablaufs: In ihrer grundlegenden Form sind dies „Anstehend“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“.
  6. Kommen während der Projektdurchführung neue Aufgaben hinzu, erstellen Sie neue Kanban-Karten und fügen Sie diese der Tafel hinzu.

Wie Sie sehen, vereinfacht das Kanban-Projektmanagement auf visuelle Weise die Aufgaben- und Ressourcenzuweisung und kann jederzeit angepasst werden.

Steuerung des Ablaufs

  1. Konzentrieren Sie sich jeden Tag auf die wichtigsten Aufgaben. Führen Sie diese zum Abschluss und gehen Sie dann zur nächsten Aufgabe über.
  2. Verschieben Sie die Aufgaben, die ausgeführt werden, auf der Kanban-Tafel von links nach rechts. Dies ist eine ideale Methode, um sowohl den Arbeitsablauf der einzelnen Teammitglieder als auch des ganzen Teams zu visualisieren.
  3. Analysieren Sie, in welcher Beziehung die Aufgaben zueinanderstehen, und besprechen Sie mit Ihrem Team, welche Möglichkeiten es gibt, den Prozess effizienter zu gestalten.
  4. Führen Sie kontinuierlich kleine Teile des Projekts zum Abschluss und experimentieren Sie mit verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und der Leistungsverbesserung.

Sich auf das Wichtigste zu konzentrieren, dies zum Abschluss zu führen und dann zum Nächsten überzugehen, ermöglicht es den Teammitgliedern, einen Rhythmus zu finden, der wiederum eine Maximierung der individuellen Leistung bewirkt. Dieser reibungslose Arbeitsablauf überträgt sich auch auf das Team als Ganzes und führt zu einem Zustand erhöhter Effizienz und Produktion.

Budgetentlastung und Ressourcenschonung

  1. Achten Sie bei der Analyse des Arbeitsablaufs auf unwirtschaftliche Prozesse, Engpässe, über- oder unterproduzierende Teammitglieder oder unterbrochene Abläufe.
  2. Erarbeiten Sie in Zusammenarbeit mit Ihrem Team eine Lösung, bevor es zu einem echten Problem wird.
  3. Wenn Sie zum Beispiel sehen, dass Aufgaben aufgrund eines Engpasses in einer Spalte stecken bleiben, können Sie das Problem diagnostizieren und beheben, indem Sie mehr Ressourcen zuweisen.

Das Kanban-Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, spontane Anpassungen vorzunehmen, während Sie Ihren Plan dennoch umzusetzen und das Budget und die zeitlichen Vorgaben einhalten. Wenn Sie kontinuierlich Probleme haben, Ihre wohl durchdachten Projektpläne umzusetzen, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Kanban-Technik einzusetzen, um die Fehler in Ihrem Arbeitsablauf zu suchen und die beste Lösung zu finden.

Testen Sie Kanban mit MindManager

Seit der Version MindManager 2019 für Windows können Sie nun auch die Vorteile von Kanban Projektmanagement nutzen. Zusammen mit der neuen MindManager Funktion SmartRules™  ermöglicht Kanban Ihnen, den Aufgaben auf dynamische Weise Ressourcen, Arbeiten, Prioritäten und vieles mehr zuzuweisen, während sie den Arbeitsablauf durchlaufen.


MindManager 2019 for Windows: Kanban View

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