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Wissensmanagement: Was es ist? Warum ist es wichtig?

Die Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten enorm verändert. Wo wir früher Dokumente in Faxmaschinen einlegten, auf Pager antworteten und Mengen von Akten ablegten, sind aufgrund der heutigen technologischen Fortschritte diese Tätigkeiten zum großen Teil nicht mehr erforderlich.

So toll diese technischen Fortschritte auch sind, sie haben eine Reihe neuer Probleme geschaffen: Wie ordnen, verwalten und verbreiten wir alle diese Informationen, die sich mit der neuen Technologie so einfach sammeln lassen? Das ist die Herausforderung, die das Wissensmanagement zu meistern versucht.

In diesem Artikel sehen wir uns genauer an, wie Wissensmanagement definiert wird, erklären, warum es wichtig ist, und werfen einen Blick auf die Vorteile, die das Wissensmanagement bietet.

Wir werden uns auch einige Beispiele für Wissensmanagement ansehen, damit Sie einen Überblick darüber erhalten, welche Veränderung das Wissensmanagement bei der Art und Weise, wie Informationen in Unternehmen verwaltet werden, bewirken kann.

Die Definition des Wissensmanagements

Laut John P. Girard, dem Autor von „Knowledge Management Matters“ kann Wissensmanagement als „der Prozess des Erstellens, Austauschens, Verwendens und Verwaltens von Wissen und Information in einer Organisation“ definiert werden.

In anderen Worten, Wissensmanagement wird definiert als eine Form der Wertbildung für ein Unternehmen, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit für die richtigen Leute verfügbar sind.

Diese Bedeutung kann gar nicht genug betont werden und wird wahrscheinlich am besten durch ein Zitat von Lew Platt, dem ehemaligen CEO von Hewlett-Packard, verdeutlicht. Er sagte einmal: „Wenn HP wüsste, was HP weiß, wären wir drei Mal so produktiv.“

Die Geschichte des Wissensmanagements

Um zu verstehen, welchen Nutzen Wissensmanagement Unternehmen bietet, ist es hilfreich, einen Blick auf den Ursprung des Begriffs zu werfen. Interessanterweise war Wissensmanagement bis in die späten 1980er Jahre unbekannt.

Als jedoch die Unternehmensberatungen damit begannen, das Internet zu nutzen, merkten sie schnell, dass ein Intranet sich großartig eignen würde, um den an anderen Standorten auf der ganzen Welt tätigen Mitarbeitern Informationen bereitzustellen.

Also begannen sie neue Dashboards, Datenbanken mit gesammelten Erfahrungen und Experten-Suchsysteme zu entwickeln. Als sie bemerkten, dass es sich um ein neues Produkt handelte, nannten sie es „Wissensmanagement“.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Ein gutes Wissensmanagement-System bietet weitreichende Vorteile. Unternehmen, die über einen gut konzipierten Wissensmanagement-Prozess verfügen, profitieren insbesondere auf folgende Weisen:

  • Wissensmanagement vereinfacht den standortübergreifenden Austausch von Fachwissen
  • Wissensmanagement erleichtert die Entscheidungsfindung, da die Akteure leicht auf die Schlüsselinformationen zugreifen können
  • Wissensmanagement vereinfacht das Projektmanagement, da die Teams schnell überprüfen können, woran die anderen Teammitglieder arbeiten
  • Wissensmanagement steigert die Produktivität. Da die Informationen gut dokumentiert und einfach zugänglich sind, sind Unternehmen nicht gezwungen, das Rad neu zu erfinden, wenn Sie neue Initiativen einleiten oder sich neuen Herausforderungen gegenübersehen
  • Wissensmanagement macht Unternehmen wettbewerbsfähiger, da sie Markttendenzen schneller erkennen können, was ihnen einen Vorteil verschafft
  • Wissensmanagement führt zu besseren Produkten und Dienstleistungen, da es den Prozess des Sammelns und Analysierens relevanter Markttendenzen vereinfacht
  • Wissensmanagement erhöht die Kundenzufriedenheit. Da die Mitarbeiter mühelos die benötigten Informationen finden, um den Problemen und Beanstandungen der Kunden gerecht zu werden, sind die Kunden glücklicher und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie zu einem Wettbewerber wechseln
  • Wissensmanagement unterstützt die Entwicklung der Mitarbeiter, da diese leicht auf hilfreiche Informationen zugreifen können, die ihre berufliche Entwicklung fördern
  • Wissensmanagement verbessert gesamthaft die Abläufe und die Effizienz. Da die Teams Zugriff auf Datenbanken gewonnener Erkenntnisse haben, können Sie von den Fehlern anderer lernen, anstatt diese zu wiederholen.

Beispiele für Wissensmanagement

Es ist klar, dass das Wissensmanagement für Unternehmen aus verschiedenen Gründen sehr vorteilhaft sein kann, aber wie sieht Wissensmanagement in der Praxis aus? Was bedeutet es, wenn wir einen Wissensmanagement-Prozess in unser Arbeitsumfeld integrieren?

Um diese Fragen zu beantworten, werfen wir einen Blick auf drei Beispiele für Wissensmanagement, denen Sie unter Umständen auch in Ihrem eigenen Unternehmen begegnen.

Szenario Nr. 1

Sie arbeiten in einer kompetitiven Branche, in der es entscheidend ist, dass blitzschnell auf Marktschwankungen reagiert wird. Die wichtigsten Stakeholder können jedoch nicht rasch auf die Vorkommnisse reagieren, denn sie finden die Informationen nicht, die sie benötigen, um Entscheidungen zu treffen.

In diesem Szenario wird mit dem Wissensmanagement die Notwendigkeit verhindert, das Rad jedes Mal von neuem zu erfinden, wenn ein Unternehmen sich einer neuen Herausforderung oder Gefahr gegenübersieht. Da schnell auf die relevanten Informationen zugegriffen werden kann, wird nicht nur die Entscheidungsfindung verbessert, sondern auch die Produktivität und Effizienz.

Szenario Nr. 2

In Anerkennung der Tatsache, dass es viel einfacher ist, Kunden an sich zu binden als neue Kunden zu gewinnen, hat Sie das Führungsteam damit beauftragt, die Kundenbindung zu stärken.
Sie wissen, dass die Zufriedenheit mit dem Kundendienst nicht so hoch ist, wie sie sein könnte. Anstatt dass ihnen schnell geholfen wird, müssen die Kunden oft auf Antworten warten oder werden an eine ganze Reihe von anderen Mitarbeitern verwiesen, bis sie die benötigte Hilfe erhalten.

Der Einsatz von Wissensmanagement hilft Ihnen, den Kunden besseren Kundendienst zu bieten und alle Abläufe zu verbessern, indem Sie dafür sorgen, dass Ihr Kundendienst-Team rasch auf alle Informationen zugreifen und diese einfach durchsuchen kann.

Aus diesen Gründen können die Supportkosten mit Wissensmanagement nachweislich um 25 % oder mehr verringert werden, während die Kundenzufriedenheit erhöht wird, weil den Kunden um 20-80 % schneller geholfen werden kann.

Szenario Nr. 3

Ihr Unternehmen entwickelt ein neues Produkt und Sie leiten das Marktforschungsteam. Zahlreiche Teammitglieder sind mit der Analyse der Wettbewerber beschäftigt, und es sind auch eine Anzahl Fokusgruppen im Gang, während Sie und Ihr Team zu bestimmen versuchen, welche Richtung die beste ist.

Mit Hilfe des Wissensmanagements können Sie die unterschiedlichen, von Ihrem Team gesammelten Informationen mühelos ordnen. In einer späteren Phase erleichtert dies Ihren Teammitgliedern das Auffinden objektiver Daten zu Umsatzpotential, Tendenzen, Kundenbedürfnissen und Marktlücken.

Dies sind nur drei Beispiele dafür, wie ein Unternehmen mit der Implementierung eines Wissensmanagement-Prozesses die Leistung verbessern kann. Wir Sie sich vorstellen können, gibt es viele verschiedene mögliche Anwendungen, aber die Unternehmen, die Wissensmanagement einsetzen, haben alle eines gemeinsam…. den Wunsch, Informationen auf eine Weise zu ordnen, die ihnen hilft, die größten Vorteile aus all dem Wissen zu ziehen, das sie sich angeeignet haben.

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Zum Autor:
Jill Huettich schreibt als freie Mitarbeiterin für MindManager. Sie begann ihre berufliche Karriere als IT-Entwicklerin, arbeitet jetzt jedoch als freie Autorin und Texterin. Sie hat einen MBA in Marketing und ein Zertifikat in Digital Marketing Strategies. Sie schreibt häufig über Marketing, Geschäftsführung und andere Wirtschaftsthemen.