Durch die übersichtliche Darstellung von Informationen, die direkt oder durch Verlinkung in eine Map eingebunden sind, lässt sich schnell zu verteilten Inhalten – auch in anderen Systemen – navigieren. Mindmaps lassen sich einfach aktualisieren und z.T. mit anderen Anwendungen und Mapzweigen automatisch synchronisieren. So lassen sich je nach Inhalt und Zweck Informations-, Wissens-, Navigations- oder Dashboardmaps sowie zahlreiche andere Diagrammformen erstellen.

MindManager eignet sich auch, um das Wissen von Mitarbeitern zu dokumentieren. Während das Verfassen von Fließtexten oft Schwierigkeiten bereitet, ist eine Map schnell angefangen und kann sukzessive ergänzt und umstrukturiert werden. Somit entstehen lebendige Gedächtnis- oder Wissenslandkarten mit allen wichtigen Informationen.

Unterschiedliche visuelle Darstellungsformen können die Kommunikation der jeweiligen Inhalte maßgeblich unterstützen. So bietet MindManager neben der klassichen Map weitere Struktur- und Diagrammtypen: Organigramm, Zeitstrahl, Ablaufdiagramm, Concept Map usw.