La transmission des informations et des savoirs en entreprise : Quel outil pour éviter la déperdition d’informations et favoriser le transfert de compétences ?

Chaque jour en entreprise, des heures sont consacrées à la production, au traitement, au partage et à la recherche d’informations et de connaissances, sans pour autant que les collaborateurs aient conscience qu’il s’agit là d’une activité à part entière. Chaque année, 3 semaines sont consacrées à la recherche d’informations en entreprise*.

 

Les départs à la retraite, l’intégration des nouveaux collaborateurs, l’amélioration des conditions de travail et le besoin de performances imposent aux entreprises d’adopter des méthodes et des solutions particulières pour transmettre les connaissances de ses employés. Sans cela, elles s’exposeraient aux risques de  perte de connaissances et de compétences, d’intégration peu rapide de nouveaux collaborateurs et de résistance aux changements.

 

 

Agréger des informations pour les transmettre

D’après Martin J. Eppler, auteur du livre « Managing Information Quality » et professeur de management de la communication et des médias, le traitement efficace des informations pour en tirer des connaissances repose sur deux principes essentiels :

  • le principe d’agrégation
  • le principe des hypothèses

L’agrégation vise à regrouper les informations déjà collectées de manière à les structurer, les synthétiser et en permettre la compréhension. L’agrégation des informations s’appuie par conséquent sur des hypothèses (« quels sont les éléments qui vont ensemble ? », « quelles sont les relations qui les unissent ? ») développées très tôt dans le processus et qui orientent dès le départ les recherches. Ces hypothèses permettent donc de supposer ce qui est important et ce qui ne l’est pas, ou encore de rechercher les interdépendances.

L’agrégation et la formulation d’hypothèses n’ont pas pour but de rassembler des informations au hasard, mais de les traiter rapidement, d’en tirer des conclusions et de développer des connaissances sur cette base. L’agrégation et la formulation d’hypothèses essentielles pour le développement des connaissances peuvent être favorisées par une représentation visuelle. En d’autres termes, le fait de transcrire une image initialement floue et diffuse permet non seulement d’y apporter de la clarté, mais constitue également un point de départ et de référence pour une réflexion plus approfondie. On parle dans ce contexte de « cartographie des connaissances ».

 

 

La cartographie des connaissances

La cartographie des connaissances est une représentation graphique montrant l’architecture globale d’un domaine de connaissances ou des éléments de données et d’informations et de leurs relations. Elle fournit ainsi un contexte ou un cadre commun auquel les employés de l’entreprise peuvent se référer pour rechercher des connaissances pertinentes ou même les compléter. C’est sur le principe de la cartographie et du mind mapping (représentation visuelle de la pensée) que repose MindManager, solution inventée par Mindjet pour capturer et visualiser des informations.

Mind Map de connaissances avec MindManager

Exemple de map créée avec MindManager

 

 

Comment le mind mapping et MindManager permettent-ils la transmission des informations et des connaissances au sein de l’entreprise ?

Le mind mapping permet de cartographier facilement les connaissances en créant des « maps de connaissances ». En alliant des éléments textuels et visuels, le mind mapping offre un moyen pratique de créer facilement des maps. Contrairement à une documentation purement textuelle, cette approche garantit une simplicité et une flexibilité propres à favoriser la communication et le partage des connaissances. Les maps permettent d’optimiser le travail intellectuel au quotidien en favorisant l’acquisition, la centralisation et le développement des connaissances.

MindManager permet de gagner du temps, de l’aisance et de l’efficacité dans le cadre de la transmission des savoirs. En effet, la solution de mind mapping permet de :

  • Centraliser l’accès à de multiples sources de documents
  • Partager des connaissances
  • Cartographier l’ensemble des informations dont les collaborateurs disposent
  • Mettre à jour facilement des informations accessibles à tous
  • Rendre compréhensibles et exploitables de grandes quantités de données
  • Suivre la progression de l’acquisition des informations
  • Impliquer les collaborateurs dans la transmission des savoirs

 

Mind Map de connaissances avec MindManager 2

Autre exemple de map de connaissances plus détaillée et créée avec MindManager

 

A l’heure de la dématérialisation et de la virtualisation, les collaborateurs ont besoin de pouvoir accéder aux ressources de l’entreprise, à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit. Enfin, les bonnes pratiques et les bons contacts doivent être conservés pour éviter des pertes d’informations précieuses. Mindjet aide les entreprises grâce à sa solution MindManager. La société a également publié un livre blanc sur la transmission des savoirs en entreprise. Il est disponible sur demande.

 

Michel Lebelle, directeur associé du cabinet d’architecture en relations humaines « Bienfait et Associés » et utilisateur de MindManager, témoigne : « J’utilise notamment MindManager dans le cadre de missions de conseils effectuées auprès de sociétés qui souhaitent aider leurs collaborateurs à transmettre leurs savoirs. En effet, c’est un outil idéal pour centraliser des informations et données en un même endroit. Pas besoin d’effectuer des recherches dans des fichiers que l’on n’a pas soi-même structurés. Il suffit de joindre un document word, excel, etc. à une map pour pouvoir y accéder sans encombre et l’ouvrir directement. Dans le cadre de la reprise d’un poste, le nouveau collaborateur retrouve ainsi facilement les informations dans une map et peut les compléter si nécessaire au fil du temps. C’est un gain de temps et une façon efficace d’organiser son travail. » 

 

*Enquête Mindjet réalisée en 2012

 

 

A propos de Mindjet et MindManager

Mindjet est la société éditrice de MindManager, logiciel de mind mapping leader sur le marché s’adressant à la fois aux utilisateurs individuels et aux organisations. Avec plus de 3000 clients et 2 millions d’utilisateurs payants, incluant 83% des entreprises du classement Fortune 100, MindManager permet de brainstormer, de résoudre des problématiques de manière plus créative, et d’améliorer la communication et le management de l’information. Il permet en outre aux utilisateurs de planifier et de réaliser des projets plus efficacement. MindManager Enterprise associe les outils Mindjet leaders pour le mind mapping et la planification visuelle à des fonctions d’intégration avancée avec les solutions Microsoft et des options de communication flexibles pour appuyer la coordination des projets et des savoirs en entreprise. Le siège de Mindjet se situe à San Francisco, avec des bureaux implantés aux Etats-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Allemagne et en Australie. Pour plus d’informations sur MindManager et MindManager Enterprise, rendez-vous sur www.mindjet.com/fr.

 

 

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