Décryptage : Les usages d’un logiciel de mind mapping pour le chef de projet informatique

Brainstormer, gérer et exécuter les projets au sein des équipes et des services IT…

 

Paris, le 22 mars 2016 – Les acteurs de la gestion de projets informatiques sont aujourd’hui confrontés à trois défis majeurs :

  • Les projets doivent être réalisés plus rapidement et avec un niveau d’implication plus poussé ;
  • Les mégaprojets, précédemment menés sur une période d’un an ou plus, sont désormais souvent divisés en plusieurs projets de moindre envergure, basés sur des principes de gestion agile et dotés de critères de reporting qui leur sont propres ;
  • Enfin, les équipes de projet sont de plus en plus composées de membres dispersés géographiquement (équipes virtuelles composées d’intervenants aussi bien internes qu’externes).

 

Les chefs de projets informatiques peuvent relever ces défis à l’aide d’une approche visuelle basée sur le mind mapping* et le diagramming. En effet, le mind mapping leur permet non seulement d’avoir une vision d’ensemble de l’avancement des projets et des responsabilités des différents membres, de centraliser toutes ces informations sur une même plate-forme, mais également de brainstormer, définir des besoins,  planifier et exécuter des projets, gérer des processus…

 

Projet informatique mind mapping

 

Exemple de map créée avec MindManager

 

Les chefs de projets informatiques ont recours au mind mapping et au diagramming à diverses fins afin d’améliorer leur productivité individuelle et collective. En voici un résumé :

  • Brainstorming et planification des projets : Les chefs de projets informatiques utilisent un logiciel de mind mapping durant les réunions d’équipe pour brainstormer sur le périmètre et les exigences des projets. L’affichage d’une mind map sur grand écran permet aux membres de l’équipe d’avoir une vision commune des éléments du projet et de leurs relations, suscitant ainsi une plus grande participation.
  • Gestion des processus : Les mind maps et diagrammes peuvent être utilisés pour prévoir la chronologie du processus et ses différentes étapes.
  • Définition des besoins : Le logiciel de mind mapping permet de capturer les besoins et de communiquer ensuite les informations aux équipes. Présenter une vue complète des besoins à l’écran permet aux chefs de projet informatique de maximiser l’adhésion du groupe.
  • Structure de découpage du projet (Work Breakdown Structure – WBS) : Avec un logiciel de mind mapping, il est aisé de diviser les projets en unités logiques. Les sujets ainsi définis sont ensuite convertis en tâches, intégrant tous les détails utiles tels que les ressources assignées, les dates de début et de fin, le degré de priorité, etc.  Les sujets peuvent également contenir des valeurs numériques correspondant par exemple aux coûts budgétés et réels, ainsi que des formules permettant d’effectuer des calculs à partir de ces valeurs. Une fois le WBS établi et accepté par les membres de l’équipe et les parties prenantes, la mind map peut facilement être convertie en un calendrier de projet, notamment sous la forme d’un diagramme de Gantt. L’exécution du projet peut alors être gérée entièrement dans le logiciel de mind mapping ou à l’aide d’un système dédié au suivi des projets comme Microsoft Project ou Primavera.
  • Prise de notes : Les projets supposent généralement la collecte d’une grande quantité d’informations. En utilisant un logiciel de mind mapping, les chefs de projet peuvent présenter ces informations en constituant des groupes significatifs et logiques. Cette possibilité est particulièrement utile dans le cas de la gestion de projet agile qui implique des réunions quotidiennes de suivi, destinées à identifier puis résoudre rapidement les problèmes potentiels.
  • Tableaux de bord : Les tableaux de bord sont des mind maps qui contiennent des liens vers les informations essentielles dont un chef de projet a besoin pour travailler. Ce type de mind map peut comporter par exemple des liens vers des mind maps de projets en cours ou terminés, vers des pages de projets sur l’intranet de la société, vers des ressources administratives et des normes réglementaires, un accès aux processus et procédures de l’entreprise, des modèles de mind map pour l’établissement de l’ordre du jour des réunions, les tests d’ingénierie et d’autres tâches répétitives.
  • Exécution des projets : Grâce aux mind maps, les chefs de projets informatiques ont accès à des grandes quantités d’informations associées à chacun des nombreux projets qu’ils gèrent en simultané. Un code couleur peut être appliqué aux sujets et aux tâches pour indiquer leur progression. Des icônes et des symboles peuvent être utilisés pour regrouper visuellement des éléments connexes, facilitant ainsi le filtrage du plan de projet. Ces mind maps contiennent aussi souvent des liens vers des documents externes, des pages web et des e-mails.

 

Dans un environnement de gestion de projets en rapide évolution, les chefs de projets n’ont pas le temps de rechercher des informations. Ils ont besoin de s’organiser pour avancer rapidement et efficacement. Ils utilisent donc des mind maps et des diagrammes afin de centraliser l’ensemble des informations utiles et pour gagner du temps.

 

Mindjet, éditeur du logiciel de productivité et de mind mapping MindManager, vient de publier un livre blanc sur le sujet : « Relever 3 défis importants à la réussite des projets informatiques ». Il est téléchargeable ici.

Projet informatique avec MindManager

 

 

Exemple de map créée avec MindManager

 

*Une mind map est un schéma utilisé pour présenter et organiser visuellement des informations. Elle débute par un sujet central ou une image d’où partent des branches disposées de manière non linéaire et auxquelles sont associés des mots et des images.

 

A propos de Mindjet et MindManager

Mindjet est la société éditrice de MindManager, logiciel de mind mapping leader sur le marché s’adressant à la fois aux utilisateurs individuels et aux organisations. Avec plus de 3000 clients et 2 millions d’utilisateurs payants, incluant 83% des entreprises du classement Fortune 100, MindManager permet de brainstormer, de résoudre des problématiques de manière plus créative, et d’améliorer la communication et le management de l’information. Il permet en outre aux utilisateurs de planifier et de réaliser des projets plus efficacement. MindManager Enterprise associe les outils Mindjet leaders pour le mind mapping et la planification visuelle à des fonctions d’intégration avancée avec les solutions Microsoft et des options de communication flexibles pour appuyer la coordination des projets et des savoirs en entreprise. Mindjet est certifié Microsoft Gold Partner pour le développement d’applications.

Le siège de Mindjet se situe à San Francisco, avec des bureaux implantés aux Etats-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Allemagne et en Australie. Pour plus d’informations sur MindManager et MindManager Enterprise, rendez-vous sur www.mindjet.com/fr. Pour télécharger la version d’essai gratuite de MindManager, cliquez ici.
Merci de nous contacter si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires, tester les solutions Mindjet ou vous entretenir avec l’un de nos collaborateurs Mindjet.