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フローチャートを使用して作業プロセスを文書化する

著者: マイケル・ドイッチ

マイケル・ドイッチ(MICHAEL DEUTCH)は MindManager のブランド大使です。製品の VP として MindManager に取り組んで12年、製品とマーケティングソリューションのディレクターとして活躍していました、マイケルの豊富な製品経験により理想の大使になりました。

半引退という新しい生活の中で冒険を続けるものの、マイケルは引き続きマインドマッピングコミュニティに従事し活動していきます。彼は MindManager のブログ、および他の多くのオンラインプラットフォームに定期的に貢献していくでしょう。

フローチャートやワークフローという用語は、以前に聞いたことがあると思います。これは、さまざまな業界や職場で使用される手法で、プロセスの図解やタスクの体系的な管理に役立ちます。しかし、フローチャートとは一体何なのでしょうか?また、独自のプロセスのために構築するにはどうすればよいでしょうか。

フローチャートとは

フローチャートは、ビジネス プロセスまたはプロジェクトを完了するためタスクや業務の順序を視覚化したものです。標準化された図形とシンボルが使われ、作業プロセスを最初から最後までドキュメント化し分析するために使用されます。既存のワークフローを文書化することで、問題を浮き彫りにし、効率、品質、結果を向上させる機会を明らかにすることができます。フローチャートは、チーム メンバーの意識を合わせるためプロセスを理解するための共通言語になります。

各ボックスがプロセスのステップを表し、ボックスを接続する矢印が順序を示し、さらに、ダイヤモンドがフローが 2 つ以上の方向に向かうプロセスの選択または決定を表すフローチャートの例を次に示します。

フローチャート図の例

フローチャート図の例

 

フローチャートを使用する場合

フローチャートの一般的な用途は次のとおりです。

新しいプロジェクトの計画:プロジェクト管理プロセスの計画段階では、多くの場合、フローチャートを使用して、実装されている新しい構想プロセス、サービス、または製品のステップを図示します。これは、チーム間のコラボレーションを容易にし、作業の共通の理解を作成します。

プロセスのドキュメント化:多くの場合、組織は、業界の規制にしたがい、大規模なシステムとカスタム開発の実装と構成をサポートし、組織の事業売却に備え、場合によっては、組織がビジネスのうえで、信頼性が高く安全である保証を求めている顧客をサポートするプロセスをドキュメント化します。

新しいプロセスの設計:既存のプロセスをドキュメント化する場合と同様、問題を診断し、フローを再設計して結果の品質を合理化および改善することで、ワークフローによりプロセスの改善に使用できます。

意思決定: 意思決定フローチャート (またはデシジョン・ツリー) は、重要なビジネス上の意思決定のさまざまなオプションを視覚化します。

MindManager を使用してフローチャートを作成する方法

ステップ 1:MindManager で、[ファイル] メニューの [新規作成] を選択し、フローチャート テンプレートを選択します。

ステップ 2:ワークフローに各ステップを追加します。MindManager には、フローを文書化するための次の標準図形が含まれています。

Process:処理、Terminator:端子、Decision:判定、Data:データ、Database:データベース、Predefined Process:定義済み処理、Document:書類

Process:処理、Terminator:端子、Decision:判定、Data:データ、Database:データベース、Predefined Process:定義済み処理、Document:書類

これらの各図形は、各ステップの方向または流れを示すために、関係線 (矢印付き) で接続する必要があります。

ステップ 3:ワークフローのすべてのステップの追加を続け、最終的な図を読みやすく理解しやすくするために、途中で再編成します。MindManager には、さまざまな部門、リソース、またはカテゴリにまたがるワークフローの図をサポートする複数のスイムレーンテンプレートも用意されています。

フローチャートのための10の MindManager の機能

MindManager には、プロセスに接続されたステップを簡単に追加できる特定の「フローチャート」モードが用意されています。しかし、基本を超えて、プラットフォームの機能の深度を利用して、フローチャートを強力なコミュニケーション ツールにすることができます。フローチャートを拡張し、MindManager の豊富な機能セットを活用するには、次の方法を示します。

  1. 新規のフローチャート テンプレートから開始するか、スイムレーン フローチャート テンプレートのいずれかを使用します。
  2. 色 (フォント、トピックの塗りつぶしの色) を使用して、ワークフローのさまざまなステップを分類します。
  3. フォントを変更して、さまざまな手順とその重要性 (太字、大きいフォント、異なるフォントの種類など) を強調します。
  4. トピック イメージを使用して、より多くのコンテキストを追加し、より見栄えするようにします。
  5. 各ステップに関連する詳細については、トピック・ノートを記述します。
  6. アイコンとタグを適用して、手順をさらに分類します。
  7. ハイパーリンクを設定するか、添付ファイルを追加して詳細を表示します。
  8. リソースを割り当てて、各ステップの責任者または責任を明確にします。
  9. 複数のビューを使用します。たとえば、ビューを切り替えて、すべてのステップを優先度、リソース、またはその他のタグとアイコンで表示します。
  10. みんながブラウザでワークフローをインタラクティブに開いて表示したり、さまざまな形式 (Microsoft Word、HTML5、Microsoft Project など) にエクスポートし、Web に公開 (およびリンクを共有) して共有します。

上記の各フローチャート機能を使用すると、独自のプロセスとワークフローに合わせてダイアグラムを調整およびカスタマイズできます。

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この記事は、Use flowcharts to document your work processes を翻訳したものです。

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