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ビジネスプロセス最適化:それがなぜ重要なのか、そして成功を後押しする方法

著者:ジル・フエッチ

ビジネス プロセス最適化を考えているのなら良い会社にいらしています。調査によると、ビジネス プロセスの最適化への取り組みに投資する組織が増えています。その結果、ビジネスプロセス管理市場は2021年までに135億ドルに達すると予測されています。

ビジネスプロセスの最適化が伸びているさらなる証拠として、プライスウォーターハウスクーパース(PwC)が行った調査を確認ください。上級幹部は、競争力を維持するためにビジネスプロセスを最適化することの重要性を十分に認識していることがわかりました。

ビジネス プロセス最適化 101

ビジネス プロセスの最適化とは、企業がビジネス プロセスを改善するために使用するプロセスであり、効率と戦略的成果を最大化することを目標としています。

実際、プロセスの継続的な改善と最適化の取り組みが実行されなければ、多くの経営幹部は10年後に事業が存在しなくなると考えました。

ビジネス プロセスの最適化について詳しく知りたい場合は、この実践的なガイドはそのきっかけになるように書かれています。その中で、ビジネス プロセスの最適化について詳しく説明し、ビジネス プロセスの最適化手法について説明し、プロセスを最適化するためのステップ バイ ステップ のガイダンスを提供します。

ビジネス プロセス最適化とは

ビジネス プロセス最適化についてより深い議論に移る前に、それが何であるかを理解することは意味があるでしょう。ビジネスプロセスの最適化は、効率を最大化することを目的として、ビジネスプロセスの改善を目指します。

企業がプロセスの改善を選択する理由はいくつかあります。たとえば、ビジネス プロセス最適化には、次のような利点があります。

  • 市場コンプライアンス
  • リスクの軽減
  • リソースの使用率の向上
  • 合理化された業務
  • 一貫性
  • 品質向上
  • エンドツーエンドの可視性

企業がビジネスプロセス最適化に時間と労力を費やす理由を理解できたなら、どのような方法が最もよい方法か疑問に思うことでしょう。

それは長年にわたって熱く議論されており、私たちはどちらかひとつの肩を持つことはしません。ただし、次のセクションでは、最も一般的な 3 つのビジネス プロセス最適化手法の違いについて簡単に説明します。

一般的なビジネス プロセス改善方法論

ビジネス最適化のアプローチは数多く存在します。最も一般的なもののいくつかは次のとおりです。

1. 総合品質管理(TQM)

TQMは、組織内の不良品やサービス不良を削減することを目的とした品質改善システムです。この目的を達成するために、TQMは個々の部門と定量化可能な目標に重点を置き、顧客満足度を向上させることを全体的な目的としています。

2. シックス シグマ

シックスシグマはTQMと同じ目標のいくつかを維持していますが、継続的な改善を重視しています。したがって、シックスシグマが正しく実装されると、最初の目標が実現されてからずっと後に利益が得られ続けます。なぜなら、ここでの目的は、改善に永遠に焦点を当てた労働力文化を作り出すことです。

3. リーン

これまでの方法と同様に、リーンの目標は製造と生産プロセスをより効率的にすることです。その目的を達成するために、リーンの重点は、プロセス内の不要または無駄なステップを排除することです。

具体的には、リーン法は、製品の価値を高めるステップのみを残すことを促進します。ステップが価値を追加するかどうかを判断する唯一の方法は、顧客がそれを支払う意思があるかどうかです。リーン方法論では、もしそうなら、そのステップは保持されます。一方、付加価値を付けなければ、操作を合理化するステップは排除されます。

リーンシックスシグマは、リーンとシックスシグマの利点を兼ね備えたもう一つのハイブリッドビジネス最適化技術です。

このプロセスの詳細については、「リーンシックスシグマ:それが何であるか、そしてなぜ次のプロジェクトでそれを使用したいのか」というタイトルのウェビナー(英語)を見ることができます。

これらのビジネス最適化技術(およびその他)は、製造業、ヘルスケア、金融、IT、軍隊などの産業で最も一般的に、世界中で使用されています。

概論を理解をすることは有用ですが、ほとんどの中小企業にとっては、おそらくあまりにも肩ぐるしいものになってしまうでしょう。したがって、各方法論の詳細を調べるのではなく、次のセクションでステップバイステップガイドを作成しました。自分の組織のプロセスをより簡単に改善する方法を説明します。

5 つのビジネス プロセスの最適化手順

ビジネス プロセスの最適化には、主に次の 5 つの手順があります。

1. 現在のプロセスの定義

ビジネス プロセスを最適化する前に、プロセスの現在のしくみをよく理解しておく必要があります。その点を支援するために、MindManager のようなソフトウェアを使用してビジネスプロセスマップを作成すると便利です。

2. 現在のプロセスの分析

現在のプロセスが明確に定義されたら、データを掘り下げて潜在的な懸念事項を探します。たとえば、プロセスのボトルネックが原因で、必要以上に納期が長くかかる可能性はないでしょうか?プロセス内に冗長で排除できるタスクはないでしょうか。

3. プロセスの再設計

潜在的な問題を特定できれば、プロセスを再設計し、より効率的にする準備が整っています。プロセスを改善する試行錯誤の方法はありませんが、この次の手順を確認してください。

  • スコープの定義 –プロセス変更の範囲を事前に定義することで、改善への取り組みが他の目標によって乗っ取られるリスクを軽減できます。
  • 現場の従業員と話す –全面的な変更を加える前に、提案しているプロセス変更によって直接影響を受ける従業員の意見を求めることが非常に重要です。
  • リスク分析の実行 –リスク分析は、ビジネス プロセスの変更を考えているときはいつでも実行する必要があります。潜在的な落とし穴を認識し、その後、リスク回避するための計画を立てます。

4. 最適化されたプロセスを実装する

上記の手順を完了したら、プロセスを実際に実装する準備が整いました。可能であれば、可能な限りスモールスタートで開始することをお勧めします。それで成功したら、後にプロセスの変更を会社全体に展開することができます。

5. 評価

新しいプロセスはどのように行われたか? 変更を加える必要があったか? この最終評価ステップでは、この 5 段階のプロセスで会社が学んだ重要な教訓を文書化します。

ビジネス プロセスの最適化の手順を説明しましたが、自分の組織で作業を始めるには何が最善の方法なのか疑問に思うかもしれません。職場でプロセスの最適化を始める前に、適切なソフトウェアを使用することを推奨します。

たとえば MindManager は、お客様とチームが理解しやすいビジネス プロセス マップを作成し、ブレーンストーミング、視覚化、予測、将来の計画を立てるのに役立つ機能を備えています。

この記事は、Business process optimization: Why it’s important, and how to boost your success を翻訳したものです。

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